Arbetsplatsträffar, så kallade APT, är ett viktigt forum för dialog mellan chef och medarbetare om frågor som rör den gemensamma arbetsuppgiften och arbetsplatsen.
På arbetsplatsträffen samlas hela arbetsgruppen tillsammans med närmaste chef för att diskutera arbetsrelaterade frågor; allt från arbetsfördelning och arbetsmiljö till ekonomi och schemaläggning. Eftersom medarbetarna utgör en viktig resurs för verksamhetens utveckling är det avgörande att de är aktiva och engagerade under mötet.
I det här inlägget delar vi några tips på hur du som chef kan skapa aktiva, engagerande och effektiva arbetsplatsträffar.
FÖRE MÖTET
Delaktighet
Om det är svårt att hitta en tid då alla kan delta samtidigt kan du hålla flera arbetsplatsträffar med samma innehåll vid olika tidpunkter.
- Sammanför gärna olika APT-grupper någon gång per år för att få insyn i varandras verksamheter. Det är ett utmärkt tillfälle att diskutera gemensamma frågor för att förbättra och underlätta samarbetet.
Planera mötena i förväg
- Ha en återkommande tid för arbetsplatsträffarna för att öka chansen att fler kan delta samtidigt.
Upprätta och skicka ut en dagordning
- Det är viktigt att upprätta en dagordning som omfattar samtliga deltagares uppdrag, så att alla känner sig betydelsefulla och delaktiga.
- Bestäm vilken kommunikationsform som ska användas under mötet genom att dela in punkterna på dagordningen i olika kategorier, förslagsvis på följande sätt:
– Informationspunkter (innefattar mindre dialog eftersom syftet är att alla ska få samma information samtidigt.)– Beslutspunkter (kräver en större grad av dialog i syfte att fatta ett beslut. Det förutsätter att deltagarna är förberedda och har läst på om de ämnen man ska fatta beslut om.)
– Diskussionspunkter (börjar vanligtvis med att hitta en gemensam förståelse för vad som ska göras. Nästa steg är att ta fram ett förslag.)
- Skicka ut dagordningen i förväg med information om agendan, tidsramar, rollfördelning, syfte och mål och sist men inte minst, samt vilken kommunikationsform som ska användas. Genom att göra detta blir arbetsplatsträffarna mer aktiva, engagerande och effektiva.
UNDER MÖTET
Börja i tid
- Att låta majoritet vänta på en minoritet är ett onödigt slöseri med resurser. Kör igång! Påminn deltagare som kommer sent att respektera tidsschemat.
Fördela ansvar
- En effektiv APT kräver att du som chef vågar släppa taget och tillåter dialog mellan medarbetarna och dig. Det är inte nödvändigt att vara överens, så länge ni når gemensamma beslut.
- Varva rollen som mötesledare, det behöver inte alltid vara närmaste chef som håller i arbetsplatsträffen. Rotera rollerna inom arbetsgruppen genom att ha en deltagare som ansvarar för dagordningen och en annan som sammanfattar information och fattade beslut under mötet.
Skriv kortfattade protokoll
- Få har tid eller ork att läsa långa mötesprotokoll. Protokollför därför endast det mest väsentliga så att medarbetarna har något att återvända till vid behov.
- För problem som måste lösas kan det vara bra att använda en åtgärdslista. Det underlättar för dig som chef att följa upp om arbetet har påbörjats och det minskar risken för att saker faller mellan stolarna.
Parkera frågor
- Om det dyker upp frågor under mötet som behöver diskuteras ytterligare kan de ”parkeras”. Det innebär att frågan läggs åt sidan och mötet går vidare. Sedan bokas ett nytt möte för att behandla de parkerade frågorna.
Ämnen att behandla
På arbetsplatsträffen bör följande verksamhetsfrågor behandlas:
- Verksamhetsfrågor som vision, mål, verksamhetsplan, utveckling och uppföljning.
- Ekonomi och budget
- Planerade verksamhetsförändringar och utvecklingsfrågor d.v.s. områden där verksamheten behöver förbättras.
- Personalfrågor, bemanning och schemaläggning
- Gruppens resultat, utveckling och uppföljning
- Kompetens och kunskap d.v.s. låt medarbetarna dela med sig av kunskap och olika arbetssituationer.
- Arbetsmiljö, hälsa och brandskydd, t ex arbetsskador, skyddsronder, tillbud och avvikelser.
- Jämställdhet och mångfald
- Ordning och trivsel
- Facklig information
- Övriga frågor
Sluta i tid
- De flesta medarbetare har planer efter mötet. Ta därför för vana att insistera på att mötet håller sig till agendan och avslutas i rätt tid.
Senaste nytt
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
