En advokat hade sagt ”om det inte finns dokumenterat har det inte hänt”. Vi håller med och i det här inlägget kommer vi förklara varför.
Förr eller senare måste de flesta chefer hantera medarbetare som missköter sig i arbetet. Det kan handla om allt från olovlig frånvaro, sena ankomster och arbetsvägran till samarbetssvårigheter eller dåligt uppträdande.
Under många år har vi anlitats för att hjälpa arbetsgivare med komplexa personalärenden. Vi har då sett att många misskötselsituationer enkelt hade kunnat undvikas om chefer och arbetsgivare hade hanterat dem rätt från början.
Här har vi listat två enkla steg som sammanfattar hur man som arbetsgivare kan göra rätt från början.
1. Förebygg misskötselsituationer
Som arbetsgivare har du ansvaret för att arbeta förebyggande för att undvika misskötselsituationer på arbetsplatsen. Detta uppnås främst genom att arbetsgivaren tydliggör sina förväntningar, regler och rutiner – med fördel dokumenterade i olika policyer och en personalhandbok.
Arbetsgivaren bör också klargöra för sina anställda vilka arbetsuppgifter som ingår i tjänsten. Befattningsbeskrivningar utgör här ett viktigt förebyggande verktyg som kan användas för att klargöra:
- Vilka arbetsuppgifter som arbetsgivaren vill att den anställde ska utföra
- Vilka befogenheter som ingår i tjänsten
- Vilka områden som medarbetaren ansvarar för
2. Dokumentera
Men även om allt detta finns på plats är sannolikheten stor att du som chef kommer behöva hantera någon form av misskötsel förr eller senare. När detta inträffar är chefens dokumentation direkt avgörande, särskilt gällande vad som hänt, när händelsen inträffade samt vilka åtgärder som vidtagits för att komma tillrätta med misskötseln, det vill säga själva tillrättavisningen.
Detta blir särskilt viktigt om det skulle bli aktuellt att medarbetaren sägs upp från sin anställning eftersom just skälen bakom uppsägningen ofta leder till motsatta uppfattningar. De dokumenterade tillsägningarna blir då viktiga för att påvisa vad medarbetaren har gjort och vilka åtgärder arbetsgivaren har vidtagit för att komma till rätta med beteendet. Skulle det visa sig att arbetsgivaren inte kan bevisa att uppsägningen var befogad och att skälen var tillräckliga enligt gällande lag och praxis, kan det bli en mycket kostsam rättslig process för arbetsgivaren.
(OBS! Vid en eventuellt rättslig prövning är det inte vad medarbetaren har gjort som är det mest centrala, utan hur arbetsgivaren har agerat.)
Sammanfattning
Som arbetsgivare har du ansvaret för att förebygga misskötselsituationer på arbetsplatsen genom att klargöra för de anställda vilka förväntningar, regler och rutiner som gäller – helst dokumenterade i olika policyer, en personalhandbok samt som en bilaga till anställningsavtalet i form av en befattningsbeskrivning.
Om en misskötselsituation inträffar – även om händelsen bara leder till en enkel muntlig tillrättavisning, är det viktigt att som chef alltid noggrant dokumentera händelsen.
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag med HR-frågor? Läs mer om våra HR-tjänster HÄR.
Läs mer om HR i tidigare inlägg:
