En väldokumenterad verksamhet spelar en avgörande roll för att skapa en professionell arbetsplats, inte bara ur ett legalt perspektiv utan även när det gäller processer, förväntningar, leveranskvalitet och regler. Det håller arbetsplatsen systematisk och etisk.

I grund och botten handlar det om att fastställa en standard för alla anställda att följa, och där policyer och annan verksamhetsstyrande dokumentation förmedlar arbetsgivarens dagliga förväntningar på sina anställda. Väl utformade styrdokument sätter gränser, ställer krav och förmedlar samtidigt till sina chefer vart de ska leda organisationen, vilket minimerar potentiella risker.

I det här inlägget kommer vi att fokusera på tre skäl till varför det är så viktigt att som arbetsgivare prioritera en väldokumenterad verksamhet, och hur man på ett enkelt sätt kan uppnå detta med stöd av våra smarta verksamhetsstyrande dokumentmallar.

1. För att skapa en standard på arbetsplatsen

Styrdokument sätter ramar och hjälper arbetsgivaren att hantera acceptabla och oacceptabla beteenden hos anställda genom att klargöra deras rättigheter och skyldigheter. Till exempel kan en anställd som har trakasserats på arbetsplatsen vara mer villig att rapportera händelsen när personen känner till arbetsgivarens ställningstaganden i företagets personalhandbok och policy mot kränkningar & trakasserier.

2. För en god och säker arbetsmiljö

Arbetsmiljölagen föreskriver att arbetsgivaren måste förebygga ohälsa och olycksfall och förse sina anställda med en god arbetsmiljö. Det innebär att alla företag, oavsett storlek och verksamhetsområde, måste således ha en arbetsmiljöpolicy. Dessutom måste alla arbetsplatser ha beredskap och rutiner för krisstöd så att alla vet vad som gäller om det värsta inträffar. Det är således av största vikt att verksamheten har policyer, handlingsplaner och rutiner på plats för att upprätthålla en god och säker arbetsmiljö.

3. För kontroller

Tillsynsmyndigheter kan utföra inspektioner på arbetsplatsen då och då för att få en ögonblicksbild av hur arbetsgivaren bedriver sin verksamhet. Inspektören kommer då att begära att få se vilka rutiner arbetsgivaren har för att säkerställa att arbetet utförs på rätt sätt, till exempel inom arbetsmiljöområdet, men också för att se vilka eventuella rutiner arbetsgivaren saknar. Om företaget inte följer bestämmelserna kan det innebära att arbetsgivaren måste betala en sanktionsavgift för överträdelserna, vilket kan vara kostsamt.

Vill du veta mer om vårt utbud av smarta verksamhetsstyrande dokumentmallar, klicka HÄR.