En effektiv hantering av verksamhetens styrdokument är avgörande för att säkerställa att de fungerar som styrinstrument och förankras på djupet i den dagliga verksamheten.

Därför är det viktigt att skapa en gemensam terminologi och struktur för de olika styrdokumenten, och att de följer en given hierarki. På så sätt blir det enklare för chefer och medarbetare att identifiera och förstå varje dokuments vikt eller grad av styrning.

Här visar vi ett exempel på en styrdokumentshierarki som finns i de flesta företag med ett välutvecklat ledningssystem (exkl. vision, värdegrund, affärsidé etc).

Policyer
Strategier
Handlingsplaner
Handböcker
Rutinbeskrivningar
Checklistor

Detta skapar en tydlig struktur för verksamhetens dokument och underlättar för alla involverade att orientera sig i dokumentflödet och förstå varje dokuments specifika roll och syfte.

För att sätta detta i rätt kontext, följer här en beskrivning av de olika typerna av dokument i den angivna hierarkin:

1. Policyer

Policyer uttrycker ledningens övergripande viljeinriktning och fungerar som vägledande principer som styr medarbetarnas beteenden baserat på en gemensam syn. De utgör även ett ramverk för att fatta beslut som hjälper verksamheten att uppnå sitt syfte och mål.

2. Strategier

Strategier används vanligtvis som ett verktyg för att konkretisera policyn och fastställer de långsiktiga målen inom områden av större betydelse för verksamheten. Strategin listar de specifika resultat, händelser eller situationer som företaget hoppas uppnå genom sina initiativ och identifierar de prioriterade områden som är avgörande för att nå dessa mål.

3. Handlingsplaner

Handlingsplaner ger en detaljerad beskrivning av målen, aktiviteterna och åtgärderna som behövs inom ett strategiskt område. De syftar till att ge verksamheten en konkret riktning och en gemensam plan för vad som behöver åstadkommas, av vem och inom vilken tidsram.

4. Handböcker

Handböcker är avsedda att fungera som riktlinjer för chefer och medarbetare inom ett specifikt område. De ger stöd och vägledning för att säkerställa att verksamheten uppnår önskad nivå av kompetens och prestation inom det angivna området.

5. Rutinbeskrivningar

Rutinbeskrivningar används för att ge detaljerade instruktioner om hur specifika uppgifter eller aktiviteter ska utföras. Dessa är särskilt användbara när det gäller att dokumentera upprepade processer och arbetsmoment som är avgörande för att upprätthålla hög kvalitet och effektivitet i den dagliga verksamheten.

6. Checklistor

Checklistor används för att stödja genomförandet av rutiner och de återspeglar ofta rutinerna i punktform. De är ofta användbara för att säkerställa att obligatoriska uppgifter utförs och kan även användas i uppföljningssyfte för att bedöma och övervaka följsamhet och prestanda.

Om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa ditt företag att skapa en styrdokumentshierarki, rekommenderar vi att du tar en titt på vårt omfattande urval av smarta dokumentmallar för verksamhetsstyrning HÄR.