Strategier skrivs, mallar byggs, styrdokument tas fram. Allt verkar rätt – på papperet. Men ändå fungerar det inte alltid ute i verksamheten. Genvägar tas, lösningar uppfinns på egen hand, instruktioner tolkas fritt eller ignoreras helt.
Frustrerande? Ja. Förvånande? Inte nödvändigtvis.
För utan insyn i vardagen – hur ska något kunna anpassas till den?
Verkligheten är inte en PowerPoint
Stödfunktioner – HR, IT, ekonomi, kommunikation, kvalitet, hållbarhet – jobbar ofta med struktur. Det är deras expertis. System utvecklas, processer skapas, policyer skrivs. Uppdraget handlar om att säkerställa, styra, förenkla.
Men ibland tas det för givet att verksamheten ska anpassa sig till dessa lösningar. När det i själva verket behöver ske i samspel.
Om kontakten med verkligheten brister, finns risk att både behov och förutsättningar missas.
Resultatet blir: ingen aning.
Nära – men inte mesiga
Att vara nära verksamheten betyder inte att släppa på krav. Stödfunktioner har ett dubbelt uppdrag: att stötta, men också att styra. Det handlar om att balansera behov med lagar, strategier, etik, kvalitet, säkerhet och långsiktighet.
Ibland behöver ett krav stå fast, även om det uppfattas som krångligt. Men det kan inte göras trovärdigt utan förståelse för hur vardagen faktiskt ser ut.
Så spanar man – på riktigt
Spaning är inte ett projekt som bokas in en gång per år. Det är en vana, ett arbetssätt och ett förhållningssätt. Det handlar om att aktivt ta reda på hur det fungerar – på riktigt.
Här är fem sätt att börja:
-
Lyssna utan uppdrag. Besök verksamheten utan färdig agenda. Sätt sig där det händer. Observera, fråga, och framför allt – lyssna.
-
Byt plats – byt perspektiv. Testa att arbeta en halvdag i en annan miljö: produktion, avdelning, kundmöte eller reception. Insikter kommer snabbt när perspektivet skiftar.
-
Ställ frågor som inte har ett “rätt svar”. Exempelvis: Vad stör mest just nu? eller Om en sak i stödet skulle förändras – vad borde det vara?
-
Tolka gnäll som information. Klagomål kan ofta peka på brister, missförstånd eller hinder. Leta efter mönster, inte syndabockar.
-
Gör det enkelt och ofta. Spaning behöver inte kallas spaning. Det räcker med att regelbundet vara nyfiken: en fältlunch, ett återkommande drop-in, ett nytt skrivbordsställe varje månad.
Avslutande reflektion
Det går inte att förbättra det som inte förstås.
Det går inte att stötta något utan att känna till hur det faktiskt fungerar.
Så:
När var stödfunktionen senast ute i verksamheten?
Inte för att informera – utan för att lyssna.
Inte för att styra – utan för att se och förstå.
Utan spaning – ingen aning.
Men utan riktning – bara spring.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
