I ett tidigare inlägg har vi skrivit om ’Policyerna du behöver ha som arbetsgivare’ ur ett lagstiftningsperspektiv. Där berörde vi 11 viktiga dokumentationskrav som åligger arbetsgivare att uppfylla – allt från att upprätta en arbetsmiljöpolicy och brandskyddspolicy till trafiksäkerhetspolicy och alkohol- och drogpolicy – för att nämna några. Förutom de policyer och styrdokument som regleras i lag, finns det även andra som är minst lika viktiga att ha på plats i verksamheten. I dagens inlägg kommer vi att gå igenom vilka dessa är.
Men låt oss börja från början.
Verksamhetsstyrande dokumentation är en kritisk komponent i alla organisationer. Policyer, riktlinjer, regler och rutiner är avgörande för att chefer och medarbetare ska förstå hur den dagliga verksamheten ska bedrivas. Samtidigt är det ett viktigt arbetsgivarverktyg för att skapa kontinuitet, öka kommunikationen mellan chefer och medarbetare, minimera risker, motverka vissa beteenden, möta kundkrav och uppfylla lag- och regelefterlevnadskrav. Kortfattat kan man säga att den verksamhetsstyrande dokumentationen visar arbetsgivarens avsikter och resan den vill ta för att uppnå sina ambitioner och mål.
I dagens inlägg fokuserar vi på de valfria styrdokumenten, det vill säga de som inte måste finnas upprättade enligt krav i lagar eller andra regelverk, men som ändå är viktiga eftersom de hjälper till att bygga en säkrare, hälsosammare, effektivare och mer hållbar arbetsplats. Vi går också igenom hur man på ett enkelt sätt kan upprätta dessa med hjälp av våra färdigformulerade dokumentmallar.
Medarbetarnas användning av datorer i tjänsten är ett överlägset och nödvändigt arbetsverktyg, men det är också ett säkerhetsproblem för arbetsgivare. Säkerhetsriskerna är många och det är därför viktigt att arbeta med flera olika verktyg för att kunna hantera dessa.
Ett enkelt och bra sätt att säkra styrningen inom IT-området är därför att upprätta en IT-policy.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en IT-policy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår IT-policy HÄR.
För att människor ska vara motiverade, känna arbetstillfredsställelse och bidra till ökad effektivitet behövs ett företagsklimat där både arbetsuppgifterna och resultatet står i centrum för intresset. Det ställer höga krav på arbetsgivare att ha ett aktivt arbete med personalfrågor och att det finns tydliga personalstrategier, ställningstaganden och värderingar för att hantera dessa frågor i verksamheten.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en personalpolicy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår personalpolicy HÄR.
Många företag föredrar att hantera alla personalfrågor i en och samma personalhandbok. Det är ett bra och smidigt sätt att skapa trygghet och tydlighet för chefer och medarbetare, som enkelt kan se vad som gäller inom olika områden och i olika frågor. Se vår personalhandbok HÄR.
Numera förväntas alla företag arbeta aktivt med hållbarhet och att det finns tydliga strategier, ställningstaganden och värderingar för att hantera dessa frågor i verksamheten. Det ställer höga krav på arbetsgivare, oberoende av storlek och verksamhet, att det finns ett systematiskt hållbarhetsarbete på plats i verksamheten.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en hållbarhetspolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta del av vår hållbarhetspolicy HÄR.
En resepolicy bidrar till att effektivera och göra tjänsteresandet mer klimatsmart, samt spara tid och pengar. Resepolicyn är det övergripande dokument som beskriver verksamhetens värderingar och ställningstaganden för att åstadkomma hållbara tjänsteresevanor på arbetsplatsen.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en resepolicy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår resepolicy HÄR.
5. UPPFÖRANDEKOD FÖR LEVERANTÖRER
Numera förväntas alla företag arbeta aktivt med att säkerställa sociala, etiska och miljömässiga villkor i leverantörskedjan. I praktiken handlar det om att ställa krav på affärsetik, arbetsförhållanden, miljö och klimat hos leverantörer och underleverantörer.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en uppförandekod för leverantörer, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår uppförandekod för leverantörer HÄR.
För att kunna bedöma om en leverantör uppfyller villkoren i företagets Uppförandekod för leverantörer, behöver leverantören följas upp med planerade intervaller. Ett första steg i detta arbete kan vara att be leverantören fylla i en självskattning för att se hur leverantören efterlever verksamhetens krav på affärsetik, socialt ansvar och miljö. Ta del av våra exempelfrågor till självskattning av uppförandekod för leverantörer HÄR.
I arbetsmiljölagen står det att arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön, även när arbetstagarna arbetar på distans. I samma lag står det också att läsa att arbetsgivaren ska göra allt som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Det ställer höga krav på arbetsgivare att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete även för distansarbete.
Distansarbetspolicyn är det övergripande dokument som beskriver företagets syn på och förhållningssätt till distansarbete, och är ett viktigt verktyg för att säkerställa en god arbetsmiljö för alla medarbetare som arbetar på distans.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en distansarbetspolicy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta del av vår distansarbetspolicy HÄR.
För många arbetsgivare är löner verksamhetens största utgiftspost. Det ställer höga krav på en fungerande och effektiv löneprocess som gynnar både verksamheten och den individuella löneutvecklingen.
Lönepolicyn är det övergripande dokument som beskriver företagets lönesättningsprinciper, det vill säga riktlinjer och kriterier för lönesättningen, och är ett viktigt verktyg för att skapa en gemensam syn på och förhållningssätt till belöning och löneutveckling på arbetsplatsen.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en lönepolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta del av vår lönepolicy HÄR.
KMA-policyn är det övergripande dokument som beskriver organisationens kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete, det vill säga riktlinjer för att hantera dessa frågor i verksamheten, och är ett viktigt verktyg för att skapa en gemensam syn på och förhållningssätt till KMA-frågor på arbetsplatsen.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en KMA-policy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på KMA-policyn HÄR.
9. RUTIN FÖR AVVIKELSEHANTERING
En avvikelse är något som avviker från normal rutin, tar tid eller kostar pengar att rätta till, oavsett om det handlar om misstag, situationer som lett till eller kunnat leda till skada, felaktigheter, merarbete eller tidsspillan.
Avvikelsehantering innebär att på ett systematiskt sätt arbeta med att identifiera, dokumentera samt rapportera negativa händelser och tillbud. Systematiskt arbetssätt innebär också att man fastställer och åtgärdar orsaker, utvärderar åtgärdernas effekt samt sammanställer och återkopplar erfarenheterna till verksamheten.
En rutin för avvikelsehantering är således ett typiskt exempel på dokument som behövs på alla arbetsplatser, men som kan kännas betungande att skapa på egen hand från början till slut.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en rutin för avvikelsehantering, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta del av rutinen HÄR.
I Arbetsmiljöverkets föreskrifter framgår att anställda som arbetar vid bildskärm mer än en timma om dagen har rätt att genomgå en synundersökning på arbetsgivarens bekostnad. Om synundersökningen visar att medarbetaren behöver särskilt anpassade arbetsglasögon (tidigare kallade terminalglasögon) ska arbetsgivaren tillhandahålla sådana. Det ställer krav på arbetsgivare att ha riktlinjer för att erbjuda sina anställda synundersökning och arbetsglasögon.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en policy för arbetsglasögon. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på policyn HÄR.
