Det kan låta torrt – dokument i ledningssystem. Men i själva verket är det här nervsystemet i organisationen. Utan rätt dokument blir det som att spela fotboll utan spelregler, eller baka tårta utan recept. Frågan är bara: ska man använda Word eller Excel?
Styrande dokument – Word är din bästa vän
Styrande dokument handlar om hur vi ska göra saker. Det är policyn som pekar ut riktningen, rutinen som talar om hur vi tar oss dit, och instruktionen som visar exakt vilka steg vi ska ta.
Här briljerar Word. Det är enkelt, tydligt och går att göra snyggt. Dessutom kan man lägga in tabeller för att skapa översikt – perfekt när man vill fördela ansvar, rada upp arbetsmoment eller lista dokument. Man behöver alltså inte springa över till Excel bara för att man vill ha lite struktur.
Ett tips är att jobba med mallar så att allt ser likadant ut, och när dokumentet är färdigt: spara det som PDF så ingen råkar peta i texten i smyg.
Redovisande dokument – Excel glänser
Redovisande dokument är bevisen. De visar att vi faktiskt har gjort det som står i rutinerna. Och här är Excel oöverträffat. Checklistor, avvikelser, loggar, mätningar – allt blir överskådligt, lätt att sortera och till och med kul att följa upp när man kan lägga till diagram.
Vill du ha ännu mer ordning? Lägg till rullistor, färgmarkeringar och små smarta formler. Då blir det nästan som att Excel hjälper dig att hålla koll på jobbet själv.
När ska man kombinera Word och Excel?
Det smartaste är ofta att använda båda. En rutin i Word berättar hur avvikelser ska hanteras, medan Excel-filen blir loggen där avvikelserna faktiskt registreras. Policyn i Word sätter arbetsmiljömålen, medan Excel-arket visar hur det faktiskt går i verkligheten.
Och ibland räcker det med att krydda ditt Word-dokument med en enkel tabell. Då får du struktur på köpet utan att blanda in Excel i onödan.
Slutsats
Word och Excel är som syskon i ledningssystemet – den ena gillar text och ordning, den andra älskar siffror och struktur. Använd Word för styrande dokument, Excel för redovisande dokument och PDF när du vill sätta ett hänglås på innehållet.
På det sättet får du ett system som inte bara fungerar för revisioner, utan också i vardagen – och kanske till och med gör dokumenthanteringen lite roligare.
Tips!
Är ni redo att komma igång? Kolla in våra startpaket för ledningssystem enligt ISO och FR2000 – en smart genväg till struktur, utveckling och ett tryggt första steg mot certifiering.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
