För att verksamheten ska uppnå sina mål på ett effektivt och enhetligt sätt är det avgörande att målstyrningen implementeras konsekvent och genomgående från högsta ledning till den operativa nivån.
En strukturerad process för målstyrning skapar en röd tråd i hela organisationen, där målen kommuniceras, bryts ner och följs upp i olika forum. Nedan följer en modell för hur en sådan process kan utformas och förankras i verksamheten.
1. Strategiska mål på ledningsnivå
Allt börjar på ledningsnivå, där strategiska mål formuleras utifrån verksamhetens övergripande vision, långsiktiga mål och prioriteringar. Här definieras de nyckeltal (KPI:er) som behövs för att mäta framsteg och de resurser som krävs för att stödja måluppfyllelsen. Ledningsmöten eller årliga strategidagar används för att etablera strategiska mål och riktlinjer för det kommande året eller längre perioder. En kommunikationsplan tas också fram för att säkerställa att målen förmedlas till alla nivåer i organisationen.
2. Taktiska mål på mellanchefsnivå
När de strategiska målen är fastställda bryts de ner på mellanchefsnivå, där varje avdelning eller team anpassar dem till sitt eget ansvarsområde. Målet är att skapa taktiska mål som stöder organisationens strategi men är relevanta och uppnåeliga för varje team. Mellanchefer spelar en viktig roll i att översätta de övergripande målen till konkreta uppgifter och milstolpar som deras team kan påverka.
3. Operativa mål på team- och individnivå
Vid den operativa nivån bryts målen ner ytterligare till konkreta aktiviteter och uppgifter för varje team och individ. Dessa operativa mål handlar om att säkerställa att varje medarbetare förstår vad som förväntas av dem och hur de kan bidra till att uppnå organisationens övergripande mål. Det kan handla om konkreta uppgifter, prestationsmått och aktiviteter som ska genomföras på daglig basis. Detta sker genom kvartalsvisa arbetsplaner eller individuella utvecklingssamtal, samt veckomöten eller regelbundna arbetsplatsträffar för uppföljning.
4. Uppföljning och återkoppling på alla nivåer
För att säkerställa att målstyrningsprocessen är effektiv krävs kontinuerlig uppföljning och återkoppling. Även om en budget är ett viktigt verktyg för att sätta ekonomiska mål och fördela resurser, fångar den inte hela bilden av verksamhetens prestationer. Budgeten är ofta inriktad på att hantera ekonomiska resurser och sätta kortsiktiga mål, men den mäter inte alltid alla långsiktiga mål eller andra resultat som inte är direkt ekonomiska, såsom kvalitativa eller operativa framsteg. Därför är det avgörande att komplettera budgeten med andra målstyrningsprocesser som kan ge en mer heltäckande bild av verksamhetens framsteg och säkerställa att både strategiska, taktiska och operativa mål uppnås.
Det innebär att:
• Budgeten används för att sätta ekonomiska ramar och fördela resurser men behöver kombineras med målstyrning för att säkerställa att verksamhetens övergripande mål och strategier också följs upp genom aktiviteter och konkreta handlingsplaner.
• Uppföljningen ska inte enbart fokusera på budgetens ekonomiska aspekter, utan även på hur de specifika, operativa och taktiska målen utvecklas i relation till de långsiktiga strategiska målen.
På alla nivåer hålls regelbundna möten för att diskutera framsteg, utvärdera arbetet och justera insatser vid behov.
• Ledningen genomför kvartalsvisa uppföljningsmöten för att bedöma hur väl organisationen följer sina strategiska mål.
• Mellanchefer håller regelbundna möten, såsom månadsmöten och avdelningsmöten, för att följa upp de taktiska målen, säkerställa att de är på rätt spår och identifiera eventuella hinder.
• På den operativa nivån sker uppföljning genom veckomöten och arbetsplatsträffar för att säkerställa att varje team och individ är på rätt spår.
5. Sammanfattning och förberedelse inför nästa års strategiarbete
Vid årets slut görs en sammanfattning av målstyrningens resultat på alla nivåer, och verksamheten utvärderar vad som fungerat väl och vad som kan förbättras. Denna utvärdering ger möjlighet att dra lärdomar och förbereda nästa års strategiarbete.
Tips!
För att underlätta processen erbjuder vi en mall för mål- och aktivitetsplan inom områdena kvalitet, miljö och arbetsmiljö, som lätt kan anpassas till verksamheten. Börja redan idag och skapa en tydlig väg framåt för att nå era mål på ett effektivt och hållbart sätt.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
