Arbetsplatsträffar, så kallade APT, är ett viktigt forum för dialog mellan chef och medarbetare om frågor som rör den gemensamma arbetsuppgiften och arbetsplatsen.
På arbetsplatsträffen samlas hela arbetsgruppen tillsammans med närmaste chef för att diskutera olika arbetsrelaterade frågor; allt från arbetsfördelning och arbetsmiljö till ekonomi och schemaläggning. Eftersom medarbetarna utgör en central resurs för verksamhetens utveckling är det avgörande att de är aktiva och engagerade under mötet.
I detta inlägg delar vi med oss av några tips för hur du som chef kan skapa arbetsplatsträffar som är både aktiva, engagerande och effektiva.
FÖRE MÖTET
1. Delaktighet
Om det är svårt att hitta en tid då alla kan delta samtidigt, kan du hålla flera arbetsplatsträffar med samma innehåll vid olika tidpunkter. Det kan också vara en bra idé att samla olika APT-grupper vid ett eller flera tillfällen per år för att ge insyn i varandras verksamheter. Det är ett utmärkt tillfälle att diskutera gemensamma frågor och hitta sätt att förbättra och underlätta samarbetet.
2. Planera mötena i förväg
Schemalägg arbetsplatsträffarna på en återkommande tid, exempelvis varje månad eller kvartal, för att öka chansen att fler kan delta. Det skapar en rutin och gör det lättare för medarbetarna att prioritera mötena.
3. Upprätta och skicka ut en dagordning
Det är viktigt att skapa en dagordning som inkluderar alla deltagares uppdrag, så att alla känner sig betydelsefulla och delaktiga. För att optimera mötets effektivitet, bestäm vilken kommunikationsform som ska användas genom att kategorisera dagordningens punkter på följande sätt:
-
Informationspunkter: Innehåller minimal dialog, då syftet är att alla ska få samma information samtidigt.
-
Beslutspunkter: Kräver en mer omfattande dialog för att fatta beslut. Deltagarna bör vara förberedda och ha tagit del av relevant material inför mötet.
-
Diskussionspunkter: Börjar med att skapa en gemensam förståelse för ämnet, för att sedan ta fram förslag eller lösningar.
Skicka ut dagordningen i god tid före mötet med information om syfte, mål, tidsramar och kommunikationsform. Det gör mötet mer strukturerat och effektivt.
UNDER MÖTET
4. Börja i tid
Att låta en majoritet vänta på en minoritet är onödigt slöseri med resurser. Kör igång! Påminn deltagare som kommer sent att respektera tidsschemat.
5. Fördela ansvar
En effektiv APT förutsätter att du som chef vågar släppa taget och öppnar upp för dialog mellan dig och medarbetarna. Det är inte viktigt att vara överens, så länge ni kommer fram till gemensamma beslut.
Varva mötesledarrollen, det behöver inte alltid vara närmaste chef som leder arbetsplatsträffen. Rotera rollerna inom gruppen, där en deltagare ansvarar för dagordningen och en annan sammanfattar information och beslut.
6. Skriv kortfattade protokoll
Få har tid eller ork att läsa långa mötesprotokoll. Protokollför endast det mest väsentliga så att medarbetarna har något att återvända till vid behov.
För problem som behöver lösas kan en åtgärdslista eller beslutslogg vara användbar. Det gör det lättare för dig som chef att följa upp om arbetet har påbörjats och minskar risken för att viktiga uppgifter faller mellan stolarna.
7. Parkera frågor
Om frågor dyker upp under mötet som behöver diskuteras vidare kan de ”parkeras”. Det innebär att frågan läggs åt sidan och mötet fortsätter. Ett nytt möte bokas sedan för att ta upp de parkerade frågorna.
8. Ämnen att behandla
På arbetsplatsträffen bör följande ämnen behandlas:
1. Verksamhetsfrågor som vision, mål, verksamhetsplan, utveckling och uppföljning.
2. Ekonomi och budget
3. Verksamhetsförändringar och förbättringsområden – Behandla planerade förändringar inom verksamheten, identifiera områden där förbättringar behövs och diskutera konkreta åtgärder för att optimera arbetsprocesser och resultat.
4. Personalfrågor, bemanning och schemaläggning – Ta upp bemanningsplaner, aktuella personalbehov, samt frågor om rekrytering, kompetensförsörjning och schemaläggning. Diskutera även personalens arbetsbelastning och välbefinnande.
5. Gruppens resultat och uppföljning – Fokusera på teamets prestationer och resultat, samt pågående uppföljning och utvärdering av arbetet. Analysera framsteg och identifiera eventuella hinder som kan påverka måluppfyllelse.
6. Kompetens och kunskap – Diskutera utvecklingsmöjligheter för medarbetarna, samt möjligheter till utbildning, intern kompetensutveckling och kompetensdelning. Uppmuntra diskussioner om hur ni kan stärka organisationens samlade kompetens.
7. Arbetsmiljö, hälsa och brandskydd, t ex arbetsskador, skyddsronder, tillbud och avvikelser. Fokusera på åtgärder för att förebygga och hantera tillbud och avvikelser.
8. Jämställdhet och mångfald – Diskutera frågor som rör mångfald, inkludering och jämställdhet på arbetsplatsen, och de åtgärder som vidtas för att säkerställa en rättvis och inkluderande arbetsmiljö.
9. Ordning och trivsel – Gå igenom trivselfrågor, den arbetsplatskultur som råder, samt åtgärder för att upprätthålla ordning och skapa en positiv arbetsmiljö. Ta även upp frågor om förhållandet mellan arbetsplatsens rutiner och arbetsflöden.
10. Facklig information och samverkan
11. Övriga frågor – En punkt för att behandla eventuella övriga frågor som inte redan har tagits upp men som kan vara viktiga för medarbetarna att få diskutera.
9. Sluta i tid
De flesta medarbetare har planer efter mötet, så se till att mötet följer agendan och avslutas i tid.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
- 3 starka skäl till att använda våra smarta dokumentmallar
- Så utvecklar vi och väljer sortiment
- Ledningens genomgång: Vanliga brister och hur man kan åtgärda dem
- Policyerna du behöver ha som arbetsgivare
