För att säkerställa att organisationer följer ISO-standarder och upprätthåller ett effektivt ledningssystem enligt ISO 9001 (kvalitetsledning), ISO 14001 (miljöledning) och ISO 45001 (arbetsmiljöledning) är revision en central process. För att genomföra effektiva revisioner krävs två viktiga dokument: revisionsprogram och revisionsplan. Men vad skiljer dessa åt, och varför är båda så viktiga? I det här inlägget förklarar vi deras syften, vad ISO kräver, och hur de bidrar till att skapa en välstrukturerad och framgångsrik revisionsprocess.
För att genomföra en effektiv revision är det viktigt att först förstå revisionsprogrammets funktion. Vad innebär ett revisionsprogram, och varför är det en central del i att granska och förbättra organisationens ledningssystem? Här går vi igenom revisionsprogrammets roll, betydelse och hur det bidrar till att säkerställa att revisioner genomförs på ett systematiskt och effektivt sätt.
Vad är ett revisionsprogram?
Ett revisionsprogram är en långsiktig plan som täcker alla revisioner inom organisationen under en bestämd period, vanligtvis tre år. Syftet med programmet är att säkerställa att alla relevanta delar av organisationens ledningssystem – inklusive olika enheter och avdelningar – granskas systematiskt, och att resurser för revisionen används på ett effektivt sätt.
Revisionsprogrammet ger en övergripande riktlinje för att hantera revisionerna, som ska anpassas efter organisationens risker och behov. Det handlar inte bara om att följa ISO-standarder, utan också om att säkerställa att organisationens interna processer och funktioner granskas på ett sätt som leder till kontinuerlig förbättring.
Programmet ska tydligt definiera revisionsfrekvens, metoder, ansvarsfördelning och resurser som behövs för att genomföra revisionerna. Dessutom ska det ta hänsyn till faktorer som processernas betydelse, förändringar i organisationen och resultaten från tidigare revisioner, för att säkerställa att granskningarna är både relevanta och värdeskapande.
Vad är en revisionsplan?
En revisionsplan är en detaljerad plan som upprättas för varje enskild revision. Medan revisionsprogrammet ger en övergripande riktlinje för hela revisionsperioden, är revisionsplanen specifik för varje revision och fokuserar på mål, omfattning – inklusive de processer och krav som ska granskas – samt de resurser som behövs för att genomföra den aktuella revisionen.
Revisionsplanen säkerställer att revisionen genomförs på ett strukturerat och fokuserat sätt, vilket leder till ett effektivt och kvalitativt genomförande. Även om ISO inte strikt kräver en detaljerad revisionsplan, rekommenderas det starkt att upprätta en sådan. En väl genomarbetad plan bidrar till att alla relevanta krav granskas systematiskt, vilket förbättrar resultatets kvalitet.
Varför är detta viktigt?
Att ha både ett revisionsprogram och en revisionsplan är avgörande för att uppnå en framgångsrik revisionsprocess. Tillsammans skapar de en solid grund för att:
- Granska alla relevanta delar systematiskt: Säkerställa att både interna krav och ISO-standarder följs, och att inga områden förbises.
- Identifiera risker och förbättringsområden: Tidigt upptäcka brister, ineffektiva processer och möjligheter till förbättring.
- Förbereda organisationen för interna och externa granskningar: Minimera överraskningar och säkerställa smidiga externa revisioner.
- Optimera resurser och fokus: Säkerställa att resurser används effektivt och där de gör störst nytta.
- Stärka en förbättringskultur: Integrera ISO-standardernas principer i det dagliga arbetet och stödja långsiktig utveckling.
Slutsats
Ett välutvecklat revisionsprogram är nödvändigt för att uppfylla ISO:s krav och säkerställa kontinuerlig förbättring inom organisationen. En revisionsplan är inte ett krav enligt ISO, men rekommenderas för att strukturera och effektivisera varje enskild revision. Genom att planera revisionerna noggrant kan organisationen säkerställa både efterlevnad och identifiering av förbättringsområden för verksamheten.ˋ
Tips!
För att skapa ett effektivt revisionsprogram kan du använda vår mall för 3-årigt revisionsprogram som utgångspunkt, den hjälper till att strukturera och organisera revisionerna på ett systematiskt sätt.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
