Att fastställa riktlinjer för inköpsprocessen är avgörande för verksamheter med hög inköpsvolym. Inköpspolicyn säkerställer hållbara och effektiva inköp i linje med verksamhetens mål och värderingar, samt minskar risker, förbättrar kvalitet och främjar hållbara leverantörsrelationer.

Även om ISO 9001 och FR2000 inte specifikt ställer krav på en inköpspolicy, finns det krav på att styra och övervaka externa leverantörer inom ramen för kvalitetsledningssystemet. Genom att upprätta en inköpspolicy kan man effektivt uppfylla detta standardkrav samtidigt som man säkerställer en hållbar och effektiv inköpsprocess.

Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en inköpspolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten.

Vad innefattar mallen?

Inköpspolicyn innefattar riktlinjer och principer inom följande områden:

• Inköpsprocessen
  - Behovsanalys
  - Affärsmässighet och krav
  - Konkurrensutsättning
  - Objektivitet
  - Korruption och jäv
  - Efterlevnad av lagar och regler
  - Samordning och ramavtal
  - Framförhållning

• Krav på leverantörer
  - Allmänna krav på leverantörer
  - Specifika krav på leverantörer
  - Årlig utvärdering av leverantörer

Uppbyggnad och struktur

Exempelpolicyn är uppbyggd enligt följande struktur:

• Bakgrund
  Den färdigformulerade exempeltexten beskriver bakgrunden till varför Företaget AB har upprättat en inköpspolicy.

• Syfte
  Texten besvarar avsikten med inköpspolicyn och vad den syftar till att åstadkomma.

• Riktlinjer
  Exempeltexten beskriver företagets principer, värderingar och krav som ska genomsyra verksamhetens inköp för att säkerställa en enhetlig, hållbar och effektiv inköpsprocess.

• Ansvar
  Exempeltexten beskriver chefer och medarbetares ansvar i relation till policyn.

• Format: Word
• Antal sidor: 3
• Utformad för: Små och medelstora företag/verksamheter
• Svårighetsgrad: 1 – Lätt
• Köpvillkor: Ej öppet köp eller ångerrätt på digitala produkter.  
• Övrigt: Nedladdningslänken bifogas i orderbekräftelsemailet som erhålls efter köp. Länken har 7 dagars tillgänglighet (2 nedladdningar). Efter det blir länken ogiltig så se till att ladda ner och spara filerna så snart som möjligt.