Processkartläggning utgör en grundläggande hörnsten i kvalitetsledningssystemet och syftar till att analysera, visualisera och optimera arbetsflöden och processer inom organisationen. Genom att dokumentera och illustrera de avgörande stegen i processen, från start till mål, skapas en översiktlig och strukturerad bild av hur olika delar samverkar. Det är också ett krav enligt standarderna ISO 9001 och FR2000.

Genom processkartläggning får organisationen en tydlig och enhetlig bild av hur arbetsflöden och resurser används. Det ökar transparensen och möjliggör identifiering av ineffektiviteter, flaskhalsar och förbättringsmöjligheter. Genom att visualisera och dokumentera relevanta moment i processen blir det enklare att kommunicera och förstå komplexa arbetsflöden inom teamet.

Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en processkarta, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten.

Vad innefattar mallen?

Processkartan är utformad enligt kraven i standarderna ISO 9001 och FR2000 och är uppbyggd enligt följande:

Ledningsprocessen: Ledningsprocesserna styr och samordnar huvud- och stödprocesserna och utgör det övergripande ramverket för att leda organisationens strategiska beslut och mål. Den inkluderar aktiviteter såsom planering, styrning och övervakning av verksamheten samt beslutsfattande på ledningsnivå. Genom ledningsprocessen säkerställs att organisationen agerar i linje med sin verksamhetsidé och strävar efter ständig förbättring.

Huvudprocessen: Huvudprocesserna utgör kärnverksamheten som direkt bidrar till att uppnå organisationens mål och leverera värde till kunderna. Dessa processer inkluderar primära aktiviteter eller tjänster som organisationen erbjuder. Ett sätt att bedöma deras betydelse är att om en sådan process tas bort, skulle det resultera i misslyckande. Exempel på huvudprocesser kan vara försäljning, tillverkning och eftermarknad. Effektiv styrning och optimering av huvudprocesser är avgörande för att säkerställa hög kvalitet och kundnöjdhet.

Stödprocesser: Stödprocesserna utgör de bakomliggande funktioner som möjliggör och stöttar huvudprocesserna. Dessa områden inkluderar administrativa och tekniska funktioner som bidrar till att skapa en effektiv och välfungerande arbetsplats. Exempel på stödprocesser kan vara ekonomi, HR och IT-support. Stödprocesserna är avgörande för att säkerställa att verksamheten fungerar smidigt och att resurserna används effektivt.

Genom denna uppdelning i processkartan möjliggörs identifiering och tydlig visualisering av hur olika processer samverkar för att framgångsrikt uppfylla verksamhetsidén.

Utöver detta har vi även brutit ned ledningsprocessen och försäljningsprocessen i separata delprocesser för att ge en mer ingående förståelse. Varje delprocess åtföljs av processbeskrivningar som fungerar som praktisk vägledning för att konkret illustrera hur stegen i en process kan fördjupas på lämplig nivå. Vidare har vi inkluderat exempel på relevanta nyckelindikatorer (KPI) för att mäta och utvärdera effektiviteten i både lednings- och försäljningsprocessen.

Så går det till

1. Identifiera ledningsprocessen: Börja med att definiera de styrande och övervakande aktiviteterna som omfattar hela verksamheten. Detta kan innefatta strategisk planering, organisering och övergripande styrning.

2. Definiera huvudprocessen och nyckelindikatorer (KPI:er): Identifiera huvudprocessen som direkt genererar värde för kunderna, från det initiala kundbehovet till dess uppfyllelse. Exempel på detta kan vara försäljning, produktion, eftermarknad. Utöver att fastställa huvudprocessen är det också avgörande att definiera relevanta nyckelindikatorer (KPI:er) för att kvantitativt och kvalitativt mäta prestanda och effektivitet inom varje process.

3. Definiera stödprocesser: Specificera de olika stödprocesserna, vilka kan omfatta områden som HR, ekonomi, IT och logistik, som stödjer och möjliggör huvudprocesserna.

4. Bryt ner relevant huvudprocess på delprocessnivå: Välj den huvudprocess där det är värdefullt att bryta ner och visualisera processen på en djupare nivå, så kallad delprocessnivå. Kartlägg och illustrera varje steg i denna process i form av ett visuellt flödesschema.

5. Upprätta processbeskrivningar: För varje identifierad delprocess, skapa processbeskrivningar som tydligt specificerar aktiviteter och steg som ingår.

6. Dela och använd: Sprid den färdiga processkartan, tillsammans med de tillhörande delprocesserna och processbeskrivningarna, till ditt team eller organisation och sätt igång förbättringsarbetet.

• Format: PowerPoint
• Utformad för: Små och medelstora företag/verksamheter
• Svårighetsgrad: 1 – Lätt
• Köpvillkor: Ej öppet köp eller ångerrätt på digitala produkter.
• Övrigt: Nedladdningslänken bifogas i orderbekräftelsemailet som erhålls efter köp. Länken har 7 dagars tillgänglighet (2 nedladdningar). Efter det blir länken ogiltig så se till att ladda ner och spara filerna så snart som möjligt.