Enligt Arbetsmiljölagen är arbetsgivaren ansvarig för arbetsmiljön, även när arbetstagare arbetar på distans. Det innebär att arbetsgivaren måste vidta alla nödvändiga åtgärder för att förebygga att arbetstagarna utsätts för ohälsa och olycksfall. Denna skyldighet ställer höga krav på arbetsgivare, oberoende av storlek och verksamhet, att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete även vid distansarbete.

För att säkerställa en god arbetsmiljö för de anställda som arbetar på distans, spelar en distansarbetspolicy en central roll. Policyn beskriver tydligt företagets förväntningar och krav på chefer och medarbetare vid distansarbete. Dess syfte är att skapa och upprätthålla en trygg och hälsosam arbetsmiljö samtidigt som arbetsuppgifterna utförs på ett effektivt och säkert sätt.

En distansarbetspolicy är således ett typiskt exempel på dokument som behövs på alla arbetsplatser som erbjuder möjligheten till distansarbete, men som kan kännas betungande att skapa på egen hand från början till slut.

Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en distansarbetspolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten.

Vad innefattar exempelpolicyn?

Policyn är indelad i följande områden:

1. Arbetsgivarens tillämpning av distansarbete:
Detta område beskriver arbetsgivarens tillämpning av distansarbete. Det innefattar bl.a. faktorer som påverkar möjligheten att få arbeta på distans, såsom arbetsuppgifternas karaktär.

2. Ansvar för arbetsmiljön vid distansarbete:
I detta område klargörs arbetsgivarens ansvar för att säkerställa en god arbetsmiljö för de anställda under distansarbete.

3. Omfattning av distansarbete:
Här specificeras hur ofta eller i vilken utsträckning distansarbete kan tillämpas inom organisationen.

4. Tillgänglighet vid distansarbete:
Detta område berör förväntningar på tillgänglighet under arbetstid när de anställda arbetar på distans.

5. Struktur för arbetsuppgifter och avstämningar vid distansarbete:
Här beskrivs hur arbetsuppgifterna ska organiseras och hur avstämningar med arbetsgivaren eller kollegor ska ske när de anställda arbetar på distans.

6. Tillhandahållande av utrustning vid distansarbete:
Detta område behandlar arbetsgivarens ansvar för att tillhandahålla nödvändig utrustning, såsom datorer, telefoner eller annan teknisk utrustning, för att möjliggöra effektivt distansarbete.

7. Arbetsskadeförsäkring vid distansarbete:
Här klargörs arbetsgivarens ansvar när det gäller arbetsskadeförsäkring och vilka villkor som gäller för arbetsskador som kan uppstå under distansarbete.

8. Datasäkerhet och sekretess vid distansarbete:
Detta område behandlar de säkerhetsåtgärder och rutiner som måste följas för att skydda företagets information och känsliga data när de anställda arbetar på distans.

Exempelpolicyn är uppbyggd enligt följande struktur:

• Bakgrund
  Här beskrivs anledningen till att Företaget AB har upprättat en distansarbetspolicy.

• Syfte
  Exempeltexten klargör avsikten med distansarbetspolicyn och vad den syftar till att uppnå.

• Direktiv
  Här definieras företagets syn och riktlinjer för distansarbete, inkl. förväntningar och krav för hur det ska genomföras.

• Ansvar
  Exempeltexten specificerar chefer och anställdas ansvar i förhållande till policyn.

• Format: Word
• Antal sidor: 4 
• Utformad för: Små och medelstora företag/verksamheter
• Svårighetsgrad: 1 – Lätt
• Köpvillkor: Ej öppet köp eller ångerrätt på digitala produkter.
• Övrigt: Nedladdningslänken bifogas i orderbekräftelsemailet som erhålls efter köp. Länken har 7 dagars tillgänglighet (2 nedladdningar). Efter det blir länken ogiltig så se till att ladda ner och spara filerna så snart som möjligt.