Avvikelsehantering innebär att på ett systematiskt sätt arbeta med att identifiera, dokumentera samt rapportera negativa händelser, risker och tillbud som kan påverka verksamhetens lönsamhet, kundtillfredsställelse, inre effektivitet, kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Det är också ett krav enligt standarderna ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och FR2000.

En förteckning över verksamhetens avvikelser ger en översiktlig bild och möjliggör att följa hela processen från rapportering till åtgärd. Den underlättar även analys av avvikelserna för att identifiera grundorsaker och vidta korrigerande åtgärder, både för att lösa den specifika avvikelsen och för att förebygga upprepning i framtiden. Förutom detta ger avvikelseförteckningen också möjlighet att analysera mönster och trender för att få en djupare insikt i verksamheten och identifiera områden som kan förbättras.

En avvikelseförteckning är således ett typiskt exempel på dokument som behövs på alla arbetsplatser, men som kan kännas betungande att skapa på egen hand från början till slut.

Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en avvikelseförteckning, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten.

Vad innefattar mallen?

Exempelförteckningen baseras på kraven i standarderna ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 samt FR2000 och är uppdelad på följande kolumner:

1. Avvikelsetyp: Denna kolumn specificerar vilken typ av avvikelse som har inträffat, såsom kundreklamation, intern/extern revisionsavvikelse, leverantörsavvikelse, olycka, tillbud med mera.

2. Datum då avvikelsen inträffade: Här anges datumet då avvikelsen upptäcktes eller inträffade.

3. Rapporterat av: Namnet på personen eller enheten som identifierade och rapporterade avvikelsen.

4. Rapporterad avvikelse: Denna kolumn ger en närmare beskrivning av avvikelsen, vilket ger information om vad som gick fel eller var avvikande.

5. Omedelbar åtgärd: Här dokumenteras de åtgärder som omedelbart vidtogs för att hantera avvikelsen och minimera eventuella skador eller påverkan.

6. Varför inträffade händelsen (grundorsaksanalys): En grundorsaksanalys genomförs för att undersöka de underliggande orsakerna till avvikelsen, vilket bidrar till att förstå dess ursprung och förebygga upprepning av liknande problem.

7. Korrigerande långsiktig åtgärd: I denna kolumn föreslås en korrigerande åtgärd som syftar till en mer permanent och långsiktig lösning för att undvika framtida avvikelser av samma slag.

8: Uppföljning av genomförd åtgärd och dess effekt: Här beskrivs hur de implementerade åtgärderna har följts upp för att säkerställa att de har haft önskad effekt och för att förhindra att avvikelsen upprepas.

9: Status: Denna kolumn visar statusen på avvikelsen (t.ex. öppen, under utredning, stängd.) Detta ger en snabb överblick över vilka avvikelser som fortfarande behöver hanteras och vilka som har åtgärdats och avslutats.

• Format: Excel
• Utformad för: Små och medelstora företag/verksamheter
• Svårighetsgrad: 1 – Lätt
• Köpvillkor: Ej öppet köp eller ångerrätt på digitala produkter.
• Övrigt: Nedladdningslänken bifogas i orderbekräftelsemailet som erhålls efter köp. Länken har 7 dagars tillgänglighet (2 nedladdningar). Efter det blir länken ogiltig så se till att ladda ner och spara filerna så snart som möjligt.