För många medarbetare är ordet policy lika inspirerande som en bruksanvisning för en mikrovågsugn. Något man vet finns där – någonstans – men som sällan engagerar eller används i vardagen. Och det är precis där problemet ligger.
När policies bara existerar för att de måste finnas, blir de snabbt ett slags intern dekoration – snygga på intranätet, men värdelösa i praktiken.
Men rätt utformade är policies kraftfulla. De kan klargöra riktning, skapa trygghet, förenkla beslutsfattande och förebygga både konflikter och kriser. Kort sagt: en bra policy gör det lättare att göra rätt.
Vad är en policy egentligen?
En policy är ett styrande dokument som uttrycker hur organisationen ser på en viss fråga – till exempel arbetsmiljö, jämställdhet, IT-användning eller miljö. Den visar vad som är viktigt, vad som gäller och vilket ansvar olika personer har.
Det är inte en rutin eller en instruktion – det är riktningen bakom rutinerna.
Vanliga misstag
Många organisationer har policies som är:
för långa och juridiska
otydliga i vad som faktiskt gäller
skrivna för ledningen – inte för medarbetarna
arkiverade, men inte kommunicerade
Resultatet? Ingen vet vad som gäller, och policyn tappar sitt värde.
Vad kännetecknar en bra policy?
En bra policy ska vara tydlig – med enkel och direkt språk som alla förstår. Den behöver ha koppling till vardagen, så att medarbetarna ser hur den påverkar deras arbete. Det måste vara klart vem som ansvarar för vad, och hur man följer upp att policyn efterlevs. Dessutom ska den vara förankrad i organisationen, inte bara finnas till för ledningen.
En policy är inte ett engångsdokument. Den ska ses över regelbundet, kommuniceras, diskuteras och – vid behov – uppdateras.
Börja i rätt ände
Det handlar inte om att ha flest policies, utan om att ha rätt policies som används. Börja med de områden där behovet är störst – där det finns risker, osäkerhet eller behov av tydlig styrning. Och viktigast av allt: skriv inte för att uppfylla en standard. Skriv för att göra verklig nytta i verksamheten.
Behöver ni hjälp att komma igång?
Vi har tagit fram praktiska och uppdaterade mallar för policies inom flera viktiga områden – som arbetsmiljö, kränkande särbehandling, kvalitet och jämställdhet. De är enkla att anpassa och färdiga att använda.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
