Som arbetsgivare finns det gott om lagar, förordningar och regler att förhålla sig till. Du har säkert hört talas om flera dem – Arbetsmiljölagen, Diskrimineringslagen, Lagen om skydd mot olyckor, Dataskyddsförordningen (GDPR) för att nämna några. Men vet du vad de förväntar sig av dig när det gäller upprättandet av dokumentation?
Det finns flera lagar inom en rad olika områden i svenskt arbetsliv som kräver att arbetsgivaren har upprättat särskild skriftlig dokumentation. Det ställer höga krav på arbetsgivare att känna till vilka dessa bestämmelser är och hur man bäst kan anpassa dem till den egna verksamheten. Särskilt eftersom brott eller försummelse kan skada bolagets anseende och leda till kostsamma sanktioner och böter.
Dokumentationskraven kan benämnas som policyer, riktlinjer, regler eller rutiner i lagstiftningen. Dessa termer är till för att uppmärksamma arbetsgivaren på att det krävs styrande dokument, som en policy eller rutin, för att visa att lagen följs.
I det här inlägget reder vi ut arbetsgivarens dokumentationsskyldigheter och hur du enkelt kan uppfylla hela eller delar av dessa förpliktelser med våra färdigformulerade dokumentmallar.
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) är det obligatoriskt för alla arbetsgivare att ha en arbetsmiljöpolicy. För företag med 10 eller fler anställda måste denna policy dessutom vara skriftligt dokumenterad.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en arbetsmiljöpolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår arbetsmiljöpolicy HÄR.
Förutom kravet på en skriftlig arbetsmiljöpolicy måste verksamheter med 10 anställda eller fler ha skriftliga rutiner för aktiviteterna i SAM. För att säkerställa att även dessa krav uppfylls rekommenderar vi att upprätta en arbetsmiljöhandbok. Det är ett smidigt sätt att samla och tydliggöra hur hela det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas i verksamheten.
OBS! Även företag och verksamheter med färre än 10 anställda har stor nytta av att dokumentera både arbetsmiljöpolicyn och rutinerna för SAM! Se vår arbetsmiljöhandbok HÄR.
Enligt lagen om skydd mot olyckor är det ett krav att alla byggnader och anläggningar har ett skäligt brandskydd. För att uppfylla detta krav ska verksamheten bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete (SBA). Detta arbete innebär att man på ett organiserat sätt planerar, utbildar, övar, dokumenterar, kontrollerar och följer upp brandskyddsarbetet på arbetsplatsen.
Det finns olika sätt att uppfylla dessa lagkrav, men ett bra första steg är att upprätta en brandskyddspolicy. Denna policy utgör grunden för det systematiska brandskyddsarbetet och hjälper till att säkerställa att alla aspekter av brandsäkerheten beaktas och att rutinerna är tydliga för personalen.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en brandskyddspolicy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår brandskyddspolicy HÄR.
Det finns flera skäl att dokumentera alla aktiviteter i det systematiska brandskyddsarbetet. Å ena sidan är det viktigt att arbeta för att förebygga att en brand uppstår på arbetsplatsen, och å andra sidan för att minska konsekvenserna om så sker. Därför förespråkar vi att samla alla brandskyddsfrågor i en och samma brandskyddshandbok. Det gör det enklare att påvisa att samtliga krav i SBA har uppfyllts. Se vår brandskyddshandbok HÄR.
3. POLICY MOT KRÄNKANDE SÄRBEHANDLING
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska arbetsgivare ha rutiner för hur man hanterar kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Med kränkande särbehandling menas handlingar som riktas mot en eller flera medarbetare på ett kränkande sätt, exempelvis mobbning, utfrysning, trakasserier m.m.
Flera av kraven i föreskrifterna kan uppfyllas genom att arbetsgivaren upprättar en policy för att förebygga och hantera kränkande särbehandling.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en policy mot kränkande särbehandling, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta del av vår policy HÄR.
Visselblåsarlagen (2021:890) ställer krav på att organisationer med minst 50 anställda etablerar interna kanaler och rutiner för att ta emot, hantera och följa upp rapporter om missförhållanden och oegentligheter. Detta innebär att oberoende personer eller enheter ska utses för att säkerställa korrekt hantering och återkoppling inom de tidsramar som lagen föreskriver.
Dessa krav kan uppfyllas på flera sätt, men en bra början är att upprätta en visselblåsarpolicy.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en visselblåsarpolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår visselblåsarpolicy HÄR.
Dataskyddsförordningen (GDPR) ställer krav på arbetsgivare som hanterar personuppgifter inom sin verksamhet. Dessa krav kan delas upp i tre huvudområden: förberedelser, utveckling av rutiner och informationsspridning, vilket inkluderar policyer.
Att upprätta en personuppgiftspolicy, även kallad integritetspolicy, är ett bra första steg för att uppfylla flera av kraven i dataskyddsförordningen.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en personuppgiftspolicy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår personuppgiftspolicy HÄR.
6. JÄMSTÄLLDHETS- OCH MÅNGFALDSPOLICY
Enligt Diskrimineringslagen är arbetsgivaren skyldig att vidta så kallade aktiva åtgärder. Detta innebär att arbetsgivaren ska genomföra förebyggande insatser för att förhindra och motverka diskriminering samt främja lika rättigheter och möjligheter. Ansvaret inkluderar också att sträva efter en jämn könsfördelning inom olika yrken, anställningskategorier och ledarpositioner.
Dessa krav kan uppfyllas på flera sätt, men ett bra första steg är att upprätta en jämställdhets- och mångfaldspolicy.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en jämställdhets- och mångfaldspolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta en titt på vår jämställdhets- och mångfaldspolicy HÄR.
7. ANPASSNINGS- OCH REHABILITERINGSPOLICY
Arbetet med rehabilitering och arbetsanpassning styrs av flera olika lagar och föreskrifter, såsom Arbetsmiljölagen, Socialförsäkringsbalken och föreskriften om Arbetsanpassning (AFS 2020:5). Det innebär att arbetsgivaren måste ha tydliga rutiner och åtgärder för att underlätta återgången i arbete för den som är sjuk eller skadad. Det ställer höga krav på arbetsgivare, oberoende av storlek och verksamhet, att det finns ett aktivt rehabiliteringsarbete för att hantera dessa frågor på arbetsplatsen.
Att upprätta en anpassnings- och rehabiliteringspolicy är ett bra första steg för att uppfylla flera av lagstiftarnas krav.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en anpassnings- och rehabiliteringspolicy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta del av vår anpassnings- och rehabiliteringspolicy HÄR.
8. POLICY OCH HANDLINGSPLAN MOT VÅLD OCH HOT
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift, AFS 2023:2, om planering och organisering av arbetsmiljöarbete, åläggs arbetsgivare ett stort ansvar för att vidta förebyggande åtgärder, upprätta säkerhetsrutiner, utarbeta handlingsplaner och säkerställa att de drabbade omhändertas på rätt sätt vid hot- och våldssituationer. Det ställer höga krav på arbetsgivare, oavsett storlek och verksamhetsområde, att ha rutiner på plats för att förebygga och motverka förekomsten av våld och hot på arbetsplatsen.
Flera av dessa krav kan uppfyllas genom att skapa en policy och handlingsplan mot hot och våld.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en policy och handlingsplan mot våld och hot, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Ta del av vår policy och handlingsplan HÄR.
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ansvarar arbetsgivare för att minimera risken för ohälsa och olycksfall, vilket även inkluderar den del av arbetsmiljön som rör trafik. Att köra i arbetet betraktas därför som en arbetsmiljöfråga, vilket innebär att arbetsgivare måste tydliggöra hur arbetet ska utföras för att uppnå bästa möjliga trafiksäkerhet.
Att upprätta en trafiksäkerhetspolicy är ett bra första steg för att uppfylla flera av kraven i Arbetsmiljöverkets föreskrifter.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en trafiksäkerhetspolicy. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Är du intresserad av vår trafiksäkerhetspolicy hittar du den HÄR.
Enligt Arbetsmiljölagen (AML) är det arbetsgivarens ansvar att se till att arbetsmiljön är trygg och säker. Arbetsmiljöverkets författningssamling ställer krav på att arbetsgivaren regelbundet undersöker arbetsförhållandena och bedömer risker för att förebygga ohälsa eller olyckor i arbetet. Det ställer höga krav på arbetsgivare, oavsett storlek och verksamhetsområde, att förebygga problem relaterade till alkohol, droger eller andra berusningsmedel.
Dessa krav kan uppfyllas på flera sätt, men en bra början är att upprätta en alkohol- och drogpolicy.
Tips!
Med stöd av vår dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en alkohol & drogpolicy, får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Är du intresserad av vår alkohol & drogpolicy hittar du den HÄR.
11. KRISPOLICY OCH KRISBEREDSKAPSPLAN
Att agera i en krissituation på arbetsplatsen kan vara en utmanande uppgift för både chefer och medarbetare. Förberedelse är därför av yttersta vikt när det gäller att organisera och vidta lämpliga åtgärder för att upprätthålla viktiga funktioner i företaget under och efter en kris.
Detta principiella tillvägagångssätt är även fastställt som en nödvändighet i Arbetsmiljöverkets föreskrift, AFS 2023:2, 4 Kap. 1-6 §, som betonar att ”På varje arbetsplats måste det finnas den nödvändiga beredskapen och de etablerade rutinerna för första hjälpen och krisstöd som krävs enligt verksamhetens art, omfattning och specifika risker.” Det ställer höga krav på arbetsgivare, oavsett storlek och verksamhet, att bedöma och utforma lämplig beredskap.
Som arbetsgivare kan du uppfylla en del av dessa krav genom att upprätta en krispolicy och en krisberedskapsplan.
Tips!
För att förenkla och påskynda upprättandet kan du använda vår färdigformulerade dokumentmall, som har dokumenterats som ett exempel på en krispolicy och krisberedskapsplan. Här får du en bra utgångspunkt som enkelt kan anpassas och kompletteras till den egna verksamheten. Se vår krispolicy och krisberedskapsplan HÄR.
Senaste nytt
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
