Att driva verksamhet på flera platser kan vara en styrka – men också en utmaning. Hur säkerställer man samma kvalitet, rutiner och fokus på förbättringar överallt? Svaret är ett välstrukturerat multisite-ledningssystem.
Vad är ett multisite-ledningssystem?
Det är ett gemensamt ledningssystem som används av alla enheter inom organisationen – oavsett stad eller land. Systemet kan inkludera kvalitetsledning (ISO 9001), miljöledning (ISO 14001), arbetsmiljö (ISO 45001) eller andra standarder.
Förutsättningar för multisite-certifiering
För att kunna använda ett multisite-upplägg och få en gemensam certifiering behöver vissa villkor vara uppfyllda:
-
Gemensam styrning: Det måste finnas en central ledning med ansvar för hela ledningssystemet.
-
Gemensamma processer och rutiner: Alla enheter ska arbeta enligt samma policys, processer och rutiner.
-
Intern revision och ledningens genomgång: Revisioner och uppföljning ska planeras och genomföras centralt för alla enheter.
-
Liknande verksamhet: De enheter som ingår måste bedriva samma eller mycket likartad verksamhet.
-
Kontinuerlig kontroll: Den centrala styrningen ska kunna följa upp att varje enhet efterlever systemet.
Implementering och lokal förankring
Ett system fungerar bara om det förankras lokalt. Viktiga steg är utbildning av medarbetare om systemets rutiner och syfte, tydliga roller och ansvar på varje site samt en kommunikationsplan som förklarar fördelar och mål.
Balansen mellan central styrning och lokal flexibilitet är avgörande – reglerna ska vara tydliga, men kunna anpassas efter lokala förutsättningar som kultur och språk.
Varför använda det?
-
Enhetlighet: Samma processer och rutiner gäller överallt.
-
Effektivitet: Mindre dubbelarbete, enklare dokumentation och samordnade revisioner.
-
Kostnadsbesparing: Flera enheter kan certifieras samtidigt, med revisioner på utvalda siter.
-
Kunskapsdelning: Framgångsrika metoder sprids snabbt mellan siterna.
Uppföljning – nyckeln till ett fungerande system
Uppföljning är avgörande för att ett multisite-ledningssystem ska fungera i praktiken. Den ser till att rutiner följs och att organisationen hela tiden förbättras.
Effektiva sätt att följa upp är bland annat:
-
Interna revisioner på utvalda enheter enligt rotationsschema
-
Nyckeltal (KPI:er) som mäter kvalitet, kundnöjdhet och miljöpåverkan
-
Rapporter och dashboards som ger tydlig överblick över hela organisationen
-
Åtgärdsplaner där avvikelser dokumenteras och följs upp tills de är åtgärdade
Fördelarna med uppföljning är många: den säkerställer enhetlig kvalitet, sprider god praxis och lärdomar, identifierar risker tidigt och underlättar strategiska beslut och långsiktiga förbättringar.
Kontinuerlig förbättring (PDCA-cykeln)
Ett multisite-ledningssystem är dynamiskt och bygger på den klassiska förbättringscykeln:
-
Plan: Sätt mål för alla sites
-
Do: Implementera processer
-
Check: Följ upp med revisioner och KPI:er
-
Act: Inför förbättringar och sprid bästa praxis
Det gör att organisationen inte bara följer regler, utan hela tiden utvecklas och blir bättre.
Tips!
Vill du veta mer om hur ett multisite-ledningssystem kan göra din organisation mer samordnad, effektiv och hållbar? Vi har utvecklat egna lösningar som gör det enkelt att arbeta gemensamt. Läs mer om våra ledningssystem här.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
