Multisite-certifiering är en certifieringsmöjlighet där flera enheter inom en organisation kan certifieras under ett gemensamt ledningssystem, till exempel enligt ISO-standarder. Det är särskilt användbart för organisationer med flera geografiskt spridda platser, eftersom det erbjuder effektivare hantering av certifieringsprocessen.
En av de stora fördelarna med ett multisite-certifikat är att färre externa revisioner genomförs. Certifieringsorganet granskar endast ett urval av enheter istället för att revidera varje enhet, vilket innebär både tids och kostnadsbesparingar för organisationen. Samtidigt ställs högre krav på organisationens interna övervakning och uppföljning för att säkerställa att alla enheter följer samma standard.
Det är dock viktigt att notera att multisite-certifiering förutsätter att de involverade enheterna har väsentligt lika huvudprocesser. Detta innebär att standardisering och enhetlighet i arbetsmetoder och processer är avgörande för att uppnå och upprätthålla certifieringen.
Här är de viktigaste fördelarna, vad du bör tänka på (do’s) och vanliga fallgropar att undvika (don’ts) vid multisite-certifiering.
Fördelar med Multisite-certifiering
1. Färre externa revisioner: Med ett multisite-certifikat minskar antalet externa revisioner, vilket leder till mindre administration och minskade kostnader.
2. Effektivare ledningssystem: Genom att centralisera ledningssystemet kan organisationen standardisera sina processer och säkerställa att alla platser efterlever samma kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöstandarder.
3. Kostnadsbesparingar: Genom att undvika separata certifieringar för varje plats minskar kostnaderna för revisioner, certifiering och resurser.
4. Tidsbesparing: Ett gemensamt ledningssystem innebär att samma system och processer kan användas på alla platser, vilket sparar tid och minskar risken för dubbelarbete.
Do’s för Multisite-certifiering
1. Säkerställ enhetliga processer
Organisationens centrala ledning måste skapa och implementera standardiserade processer som gäller för alla platser. Det är viktigt att varje plats efterlever samma standarder för att upprätthålla certifieringens krav. Detta innebär att processdokumentation, instruktioner och riktlinjer måste vara tydliga och tillämpbara på samtliga enheter.
2. Genomför regelbundna interna revisioner
Eftersom färre externa revisioner utförs, blir interna revisioner ännu viktigare. Varje plats måste granskas regelbundet av interna revisorer för att säkerställa att standarderna följs. Genom interna revisioner kan avvikelser upptäckas tidigt, vilket förhindrar att samma problem upprepas under externa revisioner.
3. Tydlig central uppföljning av avvikelser
Den centrala enheten har ett stort ansvar för att följa upp och säkerställa att korrigerande åtgärder implementeras på alla relevanta platser, inte bara där avvikelsen upptäcktes. God kommunikation och rapportering mellan lokal och central nivå är avgörande för att effektivt hantera avvikelser.
4. Utför riskbedömning regelbundet
Det är avgörande att kontinuerligt bedöma riskerna vid varje plats och att cheferna har kunskap om hur man implementerar krav, processer och riktlinjer. Genom en strukturerad riskbedömning kan centrala resurser riktas mot platser som löper högre risk för avvikelser eller där komplexa processer kan leda till problem.
5. Investera i robusta IT-verktyg för övervakning
Vid multisite-certifiering är det särskilt viktigt att ha ett centralt övervakningssystem som underlättar hanteringen av revisioner, avvikelser och uppföljning. Ett bra IT-verktyg gör att man centralt kan få en översikt över varje plats och enkelt spåra åtgärder och framsteg.
Don’ts för Multisite-certifiering
1. Undvik att isolera interna revisionsavvikelser
Ett vanligt misstag är att behandla interna revisionsavvikelser som platsbundna problem och inte lyfta dem för utredning och analys på central nivå. Centrala funktionen har ett ansvar att säkerställa att varje intern avvikelse hanteras centralt och används som lärdom för alla platser. På så sätt kan man undvika att samma problem uppstår på andra enheter.
Tips: Dela alla interna avvikelser med hela organisationen och se till att de korrigerande åtgärderna implementeras överallt, även på platser där avvikelsen inte initialt identifierades.
2. Ignorera externa revisionsavvikelser
När en avvikelse upptäcks under en extern (eller intern revision) är det avgörande att bedöma om det rör sig om ett systemproblem som kan påverka flera enheter eller om det är ett isolerat lokalt problem. Detta är viktigt eftersom systematiska brister kan tyda på problem i det gemensamma ledningssystemet, vilket kan leda till kedjeeffekter där avvikelser sprider sig till andra enheter. Den centrala ledningen måste därför säkerställa att nödvändiga åtgärder implementeras på alla relevanta platser. Om detta inte görs riskerar man inte bara att liknande problem återkommer, utan även att nivåskillnader uppstår mellan enheterna.
3. Försumma central uppföljning
Det räcker inte att en plats säger sig ha åtgärdat en avvikelse; den centrala ledningen måste ha ett tydligt system för att följa upp och verifiera att åtgärderna faktiskt genomförts och fungerar på samtliga platser. Centrala funktioner kan ibland anse att det räcker med att informera om avvikelsen och de vidtagna åtgärderna, vilket inte är tillräckligt. Brist på uppföljning kan leda till att avvikelser återkommer vid framtida revisioner, vilket kan äventyra hela certifieringen.
Tips: Ha tydliga rutiner för att centralt spåra och verifiera genomförda åtgärder efter interna och externa revisioner. Det är viktigt att säkerställa att alla åtgärder verkligen implementeras och är effektiva innan man anser att problemet är löst.
4. Långsam avvikelsehantering
Att dröja med att hantera avvikelser, särskilt när de identifieras internt, kan vara förödande vid nästa externa revision. Eftersom det är färre externa revisioner måste interna avvikelser åtgärdas omgående och grundligt för att förhindra större problem vid framtida granskningar.
5. Brist på utbildning och stöd till lokala team
Multisite-certifiering kräver att lokala team är välutbildade och har en tydlig förståelse för hur de ska hantera avvikelser och revisionskrav. Utan rätt utbildning kan det bli svårare för enskilda platser att efterleva standarderna, vilket kan leda till avvikelser vid nästa revision.
Tips: Se till att regelbundet utbilda lokala team och ge dem tydliga instruktioner och stöd för att hantera revisionsprocesserna korrekt.
Sammanfattning
Multisite-certifiering erbjuder en värdefull möjlighet för organisationer med flera geografiskt spridda platser som önskar effektivisera sina certifieringsprocesser. Genom att förstå och tillämpa dessa do´s och dont´s kan organisationer säkerställa att de uppfyller både interna och externa krav, vilket leder till en mer sammanhållen och framgångsrik certifieringsstrategi.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
