I många organisationer växer ledningssystemet snabbt, men inte alltid på ett hållbart sätt. Nya rutiner, checklistor och policyer läggs till för att täcka upp för tidigare brister, och de förväntas lösa nya problem. Men istället för att förenkla verksamheten och skapa tydliga riktlinjer kan det leda till att systemet blir alltmer svåröverskådligt och svårt att använda. Mängden dokument växer, men deras värde och funktion riskerar att försvinna i mängden.
Ett effektivt ledningssystem handlar inte om att ha så mycket dokumentation som möjligt, utan om att ha rätt information tillgänglig på rätt sätt. Några frågor att ställa sig:
• Är detta dokument nödvändigt? Finns det ett lagkrav eller ett verksamhetsbehov som motiverar det?
• Läser någon det? Om ingen faktiskt använder dokumentet, behövs det då?
• Skapar det värde? Hjälper det anställda att göra sitt jobb enklare och bättre?
• Kan det ersättas? Finns det ett bättre sätt att sprida information – utbildning, digitala verktyg eller enklare visuella stöd?
När dokumentationen blir ett hinder
Ett tungt dokumenterat ledningssystem kan paradoxalt nog leda till att färre följer rutinerna. Om det krävs flera timmars läsning för att förstå en arbetsprocess är risken stor att anställda istället hittar egna vägar – ofta på mer effektiva sätt, men också med större risk för avvikelser.
Att rensa i dokumentdjungeln
1. Gör en inventering – Vilka dokument används verkligen? Vilka är inaktuella eller överflödiga?
2. Förenkla språket – Kan instruktioner skrivas enklare och mer konkret?
3. Digitalisera smart – Ett användarvänligt system gör informationen lättare att hitta och tillämpa.
4. Bygg en lärande kultur – Ett bra ledningssystem är mer än dokument – det handlar om förståelse, kommunikation och att skapa ett gemensamt arbetssätt.
Att ha ett genomtänkt och slimmat ledningssystem innebär inte att man slarvar med kvalitet – tvärtom. Det innebär att man fokuserar på det som faktiskt gör skillnad.
Tips!
Är du redo att implementera ett processinriktat och certifieringsbart kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledningssystem? Utforska våra startpaket med färdigformulerade mallar som gör processen smidig och effektiv, från start till mål.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
