Många företag strävar efter att snabbt bli certifierade enligt ISO-standarder, ofta för att möta kundkrav, förbättra konkurrenskraften eller stärka sitt varumärke. Men vad händer om denna snabba lösning inte är hållbar på lång sikt? Certifieringar kan utan tvekan förbättra konkurrensförmågan och effektivisera processer, men för att verkligen lyckas krävs mer än att bara uppfylla kraven – det handlar om att bygga ett system för ständig förbättring och hållbar utveckling.
I många av våra projekt möter vi företag som vill bli certifierade snabbt, men som kanske inte alltid planerar för ett långsiktigt hållbart ledningssystem. Här förklarar vi hur vi hjälper våra kunder att inte bara uppnå certifieringarna utan också skapa ett system som ger långsiktig verksamhetsnytta och stödjer kontinuerlig förbättring, även efter certifikaten är på plats.
Kundcase: Höga förväntningar, begränsat engagemang
Vår kund behövde skyndsamt erhålla certifieringar enligt ISO 9001 och ISO 14001 för att möta nya krav från sin största kund. De vände sig till oss för hjälp med att bygga upp ledningssystemet och säkerställa certifieringarna, samtidigt som de önskade hålla sin egen delaktighet på ett minimum.
Detta förhållningssätt ligger dock inte helt i linje med vår arbetsmodell. För oss innebär certifiering mer än att enbart erhålla certifikat – det handlar om att skapa ett hållbart ledningssystem som möjliggör långsiktiga förbättringar och stärker verksamheten. Vi anser att ledningens aktiva engagemang och ansvarstagande för ledningssystemet är avgörande för framgång. Vårt mål är att organisationen på sikt ska kunna genomföra både interna och externa revisioner självständigt samt underhålla och vidareutveckla systemet. Om denna förmåga inte uppnås riskerar företaget att missa de verkliga fördelarna med certifieringen – de som leder till varaktig affärsnytta och kontinuerlig förbättring.
Lösningen: Att förklara och engagera
För att möta företagets behov utan att kompromissa med kvaliteten eller vårt arbetssätt utvecklade vi en plan som engagerade deras representanter på ett sätt som både sparade tid och gav långsiktiga, hållbara resultat. Här är de steg vi tog:
1. Kommunikation kring förväntningar
Vi betonade varför deras delaktighet var avgörande för certifieringens långsiktiga framgång. En snabb lösning riskerade att underminera de långsiktiga fördelarna och skapa ett beroende av externa konsulter. Vi lyfte även fram vikten av att bygga upp interna processer och kompetens. Efter att vi presenterat dessa aspekter insåg kunden vikten av ett mer hållbart tillvägagångssätt.
2. Realistisk tidsplan
För att säkerställa både kvalitet och möta kundens tidskrav för att få förnyat avtal med sin största kund, utvecklade vi tillsammans en realistisk och hanterbar tidsplan som uppfyllde båda kraven.
3. Workshops och praktisk kunskapsöverföring
Vi anordnade workshops för att ge kundens representanter en praktisk och djupare förståelse för syftet med ledningssystemet och de kommande certifieringarna. Detta stärkte inte bara deras engagemang, utan lade också grunden för en mer självgående, långsiktig process.
4. Dokumentation och anpassade processer
Vi hjälpte företaget att skapa och anpassa processer och dokumentation som inte bara uppfyllde ISO 9001 och 14001, utan också blev praktiska och lättanvända i deras verksamhet. Detta effektiviserade arbetsflöden och mötte relevanta lag- och intressentkrav.
5. Internrevision och förberedelse inför certifiering
Innan certifieringsrevisionen genomförde vi en internrevision där alla funktioner och nivåer var involverade. Vi identifierade förbättringsområden och säkerställde att processerna var implementerade enligt ISO-kraven. Detta gav företaget den trygghet de behövde inför certifieringsrevisionen, som de genomförde helt på egen hand.
Resultatet: Långsiktig hållbar certifiering och en kultur av ständig förbättring
Genom tydlig kommunikation och ett strukturerat arbetssätt hjälpte vi företaget att effektivt nå certifieringarna ISO 9001 och ISO 14001. Inte på det sätt som kunden ursprungligen hade tänkt, utan på ett mer hållbart sätt – ett sätt som inte bara uppfyllde kraven utan också stärkte deras interna kultur och processer. Vi gav dem de verktyg och insikter de behövde för att själva kunna hantera ledningssystemet, vilket minskade deras beroende av oss och säkerställde att långsiktig verksamhetsnytta och kontinuerlig förbättring skulle fortgå även efter certifieringen.
Är ni redo att ta nästa steg?
Vill ni också skapa ett hållbart och certifierat ledningssystem enligt ISO eller FR2000, som stödjer långsiktig förbättring? Hör av er! Vi hjälper er att nå era mål, oavsett om ni väljer att samarbeta med oss eller ta steget på egen hand med våra uppskattade startpaket.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
