Med vår erfarenhet som externa (och interna) revisorer, efter att ha granskat många ledningssystem, har vi utvecklat en förmåga att snabbt se både styrkor och vanliga utmaningar i företags processer. Genom att arbeta med många olika branscher har vi fått en tydlig bild av var förbättringspotentialen ofta ligger.
Här lyfter vi fram 10 punkter där vi ofta ser brister eller förbättringspotential i ledningssystem. Dessa är viktiga eftersom de påverkar företagets förmåga att uppfylla standardkrav, minska risker och stärka både effektivitet och efterlevnad.
1. Dokumenten är som en labyrint – och det är ofta svårt att hitta rätt underlag
Även om ISO-standarder inte ställer krav på omfattande dokumentation, ser vi ofta att företag kämpar med att hantera sina dokument effektivt. Dokumentationen blir ofta rörig och oorganiserad, vilket försvårar för medarbetare att snabbt hitta rätt information och för revisorer att verifiera att processerna följs och hålls uppdaterade.
Vad kan förbättras?
- Företag bör skapa en tydlig och logisk struktur för dokumenthantering som gör det lätt att hitta rätt dokument när det behövs, utan att förlora tid.
- Att använda ett digitalt system för dokumenthantering gör det både lättare att hitta och hålla dokumenten uppdaterade, samtidigt som det skapar en bättre översikt och spårbarhet.
2. Dokumenten är inte uppdaterade – en vanlig fallgrop
Ofta ser vi företag där dokumentationen inte kan verifieras uppdaterad och aktuell, eller där den inte återspeglar de faktiska arbetssätten, lagar eller andra krav. Detta skapar problem när det gäller att följa processer och upprätthålla kvalitet, eftersom dokumentationen inte ger det stöd som krävs för att säkerställa korrekt och effektivt arbete.
Vad kan förbättras?
- Säkerställ att processer och dokument uppdateras regelbundet och att det finns rutiner för att de hålls aktuella och relevanta för verksamhetens behov.
- Utse ansvariga för att säkerställa att alla dokument hålls uppdaterade och följer de senaste kraven.
3. Internrevisionen – otillräckliga stickprov och intervjuer
Många företag genomför inte tillräckligt med stickprov eller intervjuer vid sina interna revisioner, vilket gör att potentiella brister och problem inte upptäcks förrän vid den externa revisionen. En grundlig internrevision ger ett effektivt verktyg för att identifiera förbättringsområden i ett tidigt skede och åtgärda dem innan de blir större hinder.
Vad kan förbättras?
- Internrevisioner bör vara mer omfattande och djupgående, och inkludera både rundvandring, stickprov och intervjuer med medarbetare på alla nivåer. Detta säkerställer att alla aspekter av verksamheten granskas noggrant, vilket gör det lättare att upptäcka potentiella förbättringsområden och risker.
- Företag bör fokusera på både dokument och praktiska tillämpningar av sina processer, för att verkligen förstå hur systemet fungerar i praktiken.
4. Lagefterlevnad – bristande spårbarhet och otydlig dokumentation
En vanlig brist är att spårbarheten kring lagefterlevnad ofta är otydlig. Vad har egentligen kontrollerats, och vad innebär det konkret att säga ”ja, vi har lagefterlevnad”? För att detta ska vara trovärdigt måste det vara enkelt att följa upp både de resultat som uppnåtts och de åtgärder som vidtagits för att säkerställa att alla lagkrav verkligen är uppfyllda. Utan denna tydlighet blir påståendet om lagefterlevnad helt enkelt inte trovärdigt.
Vad kan förbättras?
- Företag behöver dokumentera sin kontroll mer utförligt, så att det tydligt framgår vad som har granskats, vilket resultat som uppnåtts, vilka åtgärder som har vidtagits, samt vilken styrning och vilka aktiviteter som genomförs för att uppfylla kraven.
5. Ledningens genomgång – inte tillräckligt grundlig
En annan vanlig brist är att ledningens genomgång inte är tillräckligt grundlig. ISO-standarder kräver att ledningen granskar och utvärderar hela systemet, men många gånger missar man att behandla viktiga områden som riskhantering, resultat från interna och externa revisioner och andra potentiella förbättringsområden.
Vad kan förbättras?
- Ledningens genomgång måste täcka alla relevanta områden som är viktiga för systemets effektivitet och förbättring.
- Det är viktigt att använda en tydlig agenda och samla in relevant data och underlag för att skapa en solid grund för analys, beslut och framtida förbättringsåtgärder.
6. Avvikelser rapporteras inte – en vanlig miss
En annan utmaning är att många relevanta avvikelser inte rapporteras in i verksamheternas avvikelsesystem. Detta innebär att problem inte hanteras på ett systematiskt sätt och att samma brist och problem kan upprepas.
Vad kan förbättras?
- Företag bör uppmuntra en kultur där avvikelser rapporteras och hanteras snabbt och korrekt. Detta är ett kontinuerligt arbete.
- Se till att det finns ett tillgängligt och användarvänligt system där alla avvikelser kan rapporteras och åtgärdas.
7. Målen – samma år efter år, utan att driva förbättring
Målstyrningen tenderar ofta att bli statisk, med samma mål år efter år, utan märkbar förbättring. Det är avgörande att målen anpassas och justeras för att driva verklig förbättring, istället för att enbart följa gamla rutiner av bekvämlighet eller svårighet att komma på nya mål.
Vad kan förbättras?
- Sätt upp mål som är både utmanande och mätbara för att driva förbättring.
- Målen ska kontinuerligt utvärderas för att säkerställa att de fortfarande bidrar till förbättring och utveckling.
8. Mätning och uppföljning av prestanda
Standarderna betonar vikten av att mäta och följa upp prestandan hos ledningssystemet och dess processer för att kunna identifiera förbättringsområden. Vi ser ofta att företag inte samlar in eller analyserar data på ett effektivt sätt, vilket gör det svårt att fatta informerade beslut om framtida förbättringar.
Vad kan förbättras?
- Etablera mätbara nyckeltal (KPI) för alla kärnprocesser. Det ger konkreta verktyg för att följa upp och bedöma prestationer.
- Implementera system för datainsamling och analys, vilket möjliggör kontinuerlig insamling och analys av data för att identifiera prestandaproblem och förbättringsmöjligheter.
- Använd nyckeltal och data som beslutsunderlag för att säkerställa att beslut grundas på fakta snarare än känslor eller antaganden.
9. Ledningens engagemang och kommunikation
En viktig faktor som ofta framkommer under en ISO-revision är ledningens engagemang. Standarderna ställer krav på att högsta ledningen är aktivt involverad i kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbetet samt i förbättringsprocesserna. Om ledningen inte är tillräckligt engagerad i styrningen blir det svårt att genomföra förändringar, åtgärda brister och få andra i organisationen att prioritera dessa områden.
Vad kan förbättras?
- Ledningen bör inta en mer proaktiv roll och aktivt engagera sig i styrningen av kvalitet, miljö och arbetsmiljö, samt i målstyrning, internrevisioner och förbättringsarbete.
- Förbättra kommunikationen mellan ledningen och operativa enheter/avdelningar för att säkerställa att alla nivåer i organisationen är medvetna om målen och vad som krävs för att nå dem.
- Skapa en kultur där kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete ses som en integrerad del av företagets DNA, istället för att det bara betraktas som en isolerad funktion eller något man gör för att man ”behöver ha certifikaten”.
10. Vi vet vad som fungerar – och vad som inte gör det!
Kunder förstår kanske inte alltid att vi som externa revisorer har en bred erfarenhet av att bedöma ledningssystem i många olika företag och branscher. Vi ser snabbt vad som fungerar och vad som inte gör det, och det gör oss till en ovärderlig källa till förbättringsförslag och bästa praxis.
Vad kan förbättras?
- Var öppen för att ta emot externa synpunkter och rekommendationer för att optimera ert ledningssystem.
- Se externa revisioner som en möjlighet att identifiera och implementera förbättringar baserade på beprövade lösningar från andra företag och branscher.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
