Att ha koll på att lagar, tillstånd och interna krav följs är en självklar del i ett strukturerat kvalitets-, arbetsmiljö- eller miljöarbete. Men hur ser man till att det faktiskt sker – utan att tappa bort sig bland mappar och punktinsatser?
Svaret är: ett egenkontrollprogram – kopplat till en årsplan.
Vad är ett egenkontrollprogram?
Ett egenkontrollprogram är en plan som beskriver vad verksamheten ska kontrollera, hur ofta och av vem. Det kan handla om allt från kontroll av kemikalier till brandskydd, maskiner och arbetsmiljörisker.
Programmet visar:
-
Vad som ska kontrolleras
-
När det ska göras (frekvens och tidpunkt)
-
Vem som ansvarar
-
Hur det dokumenteras och följs upp
Det fungerar som en grundstruktur i både miljöarbetet, systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och kvalitetsarbete.
Koppla till en årsplan – så får du helheten
Genom att integrera egenkontrollen i en årsplan får du en tydlig överblick över vad som ska göras under året – månad för månad.
Exempel:
Januari – Genomgång och uppdatering av kemikalieförteckning
Mars – Arbetsmiljörond i produktion
Juni – Kontroll av ventilation & inomhusklimat
September – Brandskyddsrond och praktisk utrymningsövning
November – Kontroll av truckar och maskiner (slitage, funktion, dokumentation)
Fördelar med att koppla egenkontrollen till en årsplan:
-
Du ser helheten på ett ögonblick
-
Det blir lätt att fördela ansvar och tid
-
Färre uppgifter faller mellan stolarna
-
Underlag till ledningens genomgång och förbättringsarbete
-
Du står bättre rustad vid revisioner eller myndighetstillsyn
Så kommer du igång
1. Kartlägg krav och riskområden
2. Vad behöver ni kontrollera enligt lag, avtal eller egna rutiner?
3. Bryt ner i aktiviteter
4. Fördela ut kontrollerna över året – hellre löpande än allt på en gång.
5. Skapa en årsplan
6. Använd Excel, ett ledningssystem eller en kalender – det viktiga är översikten.
7. Följ upp kvartalsvis
8. Gå igenom planen regelbundet – vad är gjort, vad kvarstår?
Sammanfattning
Ett egenkontrollprogram är ett smart sätt att jobba förebyggande och systematiskt. När du dessutom kopplar det till en tydlig årsplan blir det enklare att följa upp, skapa överblick och fördela ansvar.
Tips!
Vill du spara tid och komma igång direkt? Se vår mall för årsplan – ett praktiskt verktyg för att planera, dokumentera och följa upp egenkontroller under året.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
