I många organisationer ligger en stor tro på att ett välstrukturerat ledningssystem automatiskt kommer att leda till att medarbetarna hittar all nödvändig information när de behöver den. Tanken är enkel: “Om informationen finns där, så ska du kunna söka fram den.” Men verkligheten är ofta mer komplex.
Det räcker inte att bara kunna lokalisera dokument – medarbetarna måste även förstå innehållet och varför det är viktigt. Utan en grundläggande insikt i de centrala styrdokumenten och en tydlig bild av vad en specifik rutin innebär blir det meningslöst att veta att svaret är lagrat någonstans.
För att kunna ta till sig och använda informationen krävs att medarbetarna:
• Är medvetna om ledningssystemets uppbyggnad: Det är avgörande att alla anställda känner till vilka centrala dokument och rutiner som finns och vad deras syfte är.
• Förstår innehållet: Att bara kunna klicka sig fram till ett dokument räcker inte. Man måste förstå vad informationen innebär för den dagliga verksamheten.
• Vet när och hur informationen ska användas: För att kunna identifiera ett behov av information måste man ha en klar uppfattning om vilka processer och rutiner som är kritiska för verksamheten.
Det är därför inte tillräckligt att ledningen enbart litar på att medarbetarna hittar informationen vid en sökning. En kultur av kontinuerlig utbildning och aktiv intern kommunikation är lika viktig – där medarbetarna regelbundet får ta del av och diskutera de grundläggande delarna i ledningssystemet. När alla förstår både vad informationen innebär och var den finns, blir systemet mer än en digital dokumentbank – det blir ett kraftfullt verktyg för att driva förbättringar i verksamheten.
Sammanfattningsvis: ett ledningssystem måste bygga på en gemensam förståelse och medvetenhet om vad som är viktigt för organisationens framgång, inte bara vara en plats att söka efter dokument.
Tips!
Är du redo att implementera ett processinriktat och certifieringsbart kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöledningssystem? Utforska våra startpaket med färdigformulerade mallar som gör processen smidig och effektiv, från start till mål.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
