Ledningens genomgång utgör en central del av ett ledningssystem enligt ISO 9001, ISO 14001 och ISO 45001. Genomgången bidrar till att säkerställa att organisationens kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöarbete ständigt förbättras och hålls aktuellt. För att göra processen smidigare och mer effektiv kan den delas upp i två tillfällen per år – ett i början av året och ett efter sommaren.
Denna uppdelning möjliggör både en djupgående analys av resultat och en strategisk översyn av styrande dokument och omvärldsfaktorer. Här förklarar vi hur du kan strukturera dessa möten för att maximera nyttan för organisationen.
MÖTE 1: Fokus på resultat och förbättringar
Det första mötet hålls i början av året och fokuserar på att analysera organisationens prestation under föregående år samt identifiera förbättringsmöjligheter.
Mötesinnehåll
- Utvärdering av resultat och mål: Hur väl har organisationens mål uppfyllts inom kvalitet, miljö och arbetsmiljö? Följ upp nyckeltal och mätningar.
- Rapportering från revisioner: Analys av interna och externa revisioner samt status för korrigerande åtgärder.
- Hantering av avvikelser: Analysera avvikelser, klagomål och incidenter samt granska genomförda korrigerande åtgärder.
- Efterlevnad av lagar och krav: Kontrollera att organisationen uppfyller lagkrav, bindande krav och externa standarder.
- Medarbetarnas engagemang: Ta upp medarbetarfeedback, särskilt gällande arbetsmiljöfrågor.
- Förbättringsmöjligheter: Identifiera konkreta förbättringar av ledningssystemet.
Syftet med detta möte är att skapa en stabil grund för förbättringsplaner och resurssättning inför det kommande året.
MÖTE 2: Fokus på styrande dokument och strategi
Det andra mötet hålls efter sommaren och är inriktat på att uppdatera organisationens strategiska inriktning och styrande dokument.
Mötesinnehåll
- Uppföljning av åtgärder: Status för beslut och åtgärder från det första mötet.
- Omvärldsförändringar: Identifiera och analysera faktorer som påverkar verksamheten, såsom nya lagkrav, teknologiska förändringar och samhällstrender.
- Intressentkrav och förväntningar: Säkerställa att strategier och processer möter intressenternas behov.
- Granskning av styrande dokument: Uppdatera policys, processer och rutiner för att hålla dem relevanta och effektiva.
- Risker och möjligheter: Diskutera nya risker och möjligheter samt hur dessa ska hanteras.
- Resursplanering: Identifiera resurser som behövs för att genomföra planerade förbättringar och uppdateringar.
Detta möte skapar en strategisk grund för att möta omvärldsförändringar och driva verksamheten framåt med tydligt fokus på kvalitet, miljö och arbetsmiljö.
Fördelar med att dela upp ledningens genomgång
Att dela upp ledningens genomgång på två tillfällen ger flera fördelar:
- Tydligare fokus: Genom att varje möte fokuserar på specifika områden blir diskussionerna mer målinriktade och effektiva.
- Kontinuerlig förbättring: En uppdelad process bidrar till ett mer systematiskt och hållbart förbättringsarbete.
- Engagerade deltagare: Kortare, mer fokuserade möten bidrar till ökat engagemang och delaktighet bland deltagarna.
Tips!
För att underlätta och effektivisera processen har vi tagit fram två användbara mallar: en agenda-mall för att strukturera genomgångens innehåll, samt en agenda- och protokollmall som integrerar dokumentation av viktiga beslut och åtgärder.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
