Till vardags åtar vi oss en hel del uppdrag som internrevisor, men även som externrevisor på uppdrag av certifieringsorgan i enlighet med standarderna ISO 9001, 14001, 45001 och FR2000. Under åren har vi i dessa uppdrag sett ett återkommande mönster i avvikelser (brister) i de certifierade verksamheternas ledningssystem. Därför vill vi i det här inlägget dela fyra av de vanligaste avvikelserna och ge förslag på åtgärder för att undvika dem.

AVVIKELSE 1 – LEDNINGENS GENOMGÅNG

Den absolut vanligaste avvikelsen rör ledningens genomgång, som är själva navet i förbättringshjulet. Bristen består ofta i att verksamheten inte kan uppvisa ett protokoll där det går att utläsa att standardkraven har beaktats vid genomgången.

Förslag på åtgärd: Säkerställ att ledningens genomgång möter alla kravområden som konkretiserats i standarden. Tyngdpunkten vid genomgången ska vara på analys och utvärdering av resultat och trender. Om planerade resultat inte åstadkommits ska genomgången resultera i beslut om åtgärder för att säkerställa att ledningssystemet är effektivt och verkningsfullt.

AVVIKELSE 2 – AVSTEG FRÅN EGEN RUTIN

Ännu en vanligt återkommande avvikelse är att ledningssystemet beskriver ett arbetssätt, som sedan inte stämmer överens med verkligt arbetssätt.

Förslag på åtgärd: Internrevisionen är ett perfekt tillfälle att undersöka om ledningssystemets dokumenterade information stämmer, men också att se om beslutade arbetssätt följs och fungerar på ett tillfredsställande sätt.

AVVIKELSE 3 – AVVIKELSEHANTERINGEN

Att det brister i avvikelsehanteringsprocessen är också vanligt förekommande. Här handlar det ofta om att organisationen inte gör någon analys av vad avvikelsens grundorsak bottnar i, vilket leder till att många verksamheter kastar bort både tid och pengar på att bota symptomet istället för att lösa den faktiska orsaken till att avvikelsen uppstått.

Förslag på åtgärd: Säkerställ att inrapporterade avvikelser hanteras med orsaksanalys, korrigerande åtgärd samt uppföljning & analys av vidtagna åtgärder för att förhindra upprepning.

AVVIKELSE 4 – LAGAR OCH ANDRA KRAV

Det är också vanligt med identifierade brister i organisationens utvärdering av efterlevnad av gällande lagar och regelverk, särskilt inom miljö- och arbetsmiljöområdet.

Förslag på åtgärd: Lagstiftningen är fundamentet i ett ledningssystem för miljö och arbetsmiljö. Därför är det av största vikt att organisationen har efterlevnad av de lagar och förordningar som man berörs av. En genomarbetad förteckning över gällande författningar är första steget till säkrad lagefterlevnad. Detta är ett mycket omfattande arbete, första gången. Dels för att det kräver god kunskap om innehållet i lagarna, dels för att man måste arbeta igenom varje lagkrav med en notering, t ex i vilken process, rutin, styrdokument och/eller etablerat arbetssätt som lagkravet hanteras för att säkerställa efterlevnad. Till det måste det också kopplas en rutin för regelbunden uppdatering och lagefterlevnadskontroll.