Vi måste prata om avvikelser. Och vi måste sluta behandla dem som fiender.
När någon säger ”avvikelse” tänker många på rödmarkerade Excel-rutor, åtgärdsplaner – och ett uns av panik. Någon har gjort fel! Vem var det? Vad gick snett? Vem skriver rapporten?!
Men vet du vad? En avvikelse är inte ett nederlag. Det är en chans. En möjlighet. En ärligt talat ganska cool superkraft – om du vet hur du använder den.
Avvikelser är som kompisar som säger sanningen
Du vet de där vännerna som vågar säga att du har spenat mellan tänderna, eller att presentationen kanske ändå inte var helt självklar? Avvikelser är såna. De pekar inte finger – de säger bara: ”Det här funkar inte riktigt som det borde. Vad kan vi göra åt det?”
Och det är ju exakt det vi behöver i en verksamhet som vill utvecklas.
Avvikelser är starten på förbättring
Varje gång vi fångar upp något som inte blev som tänkt, öppnas ett fönster till förbättring. Vi kan ställa oss frågor som:
-
Varför blev det så här?
-
Hur kan vi förebygga att det händer igen?
-
Vad behöver vi justera i våra rutiner eller arbetssätt?
Det är inte att ”peka ut” – det är att växa. Och det gäller både ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och FR2000.
Men… det får inte bli en administrativ snara
Avvikelsehantering får aldrig bli ett administrativt monster som skrämmer bort folk. Det ska vara enkelt, snabbt och relevant. Det viktigaste är inte hur många fält du fyller i – det är att ni faktiskt fångar upp avvikelser och gör något av dem.
Gör det lätt att rapportera. Skapa en kultur där det är okej att säga ”det här blev inte bra”. Och – det kanske viktigaste av allt – visa vad ni gör med informationen. För när folk ser att det leder till förbättring, då vill fler bidra.
Slutsats: Släpp rädslan – bjud in avvikelserna
Ett moget ledningssystem vet att det inte handlar om att undvika alla fel. Det handlar om att bli bättre varje gång något inte blev som det skulle.
Så nästa gång en avvikelse dyker upp – säg inte ”Vem var det?”
Säg: ”Vad kan vi lära oss?”
För det är precis där förbättringsresan börjar.
Nyfiken på hur ni kan komma igång på ett enkelt sätt?
Vi har tagit fram en praktisk och lättanvänd avvikelseförteckning – perfekt för dig som vill börja fånga upp avvikelser utan att fastna i byråkrati.
Den hjälper dig att hålla koll, följa upp och framför allt – skapa förbättring på riktigt. Ett enkelt verktyg, men med stor effekt för verksamhetens lärande och utveckling.
Läs mer om våra dokumentmallar i tidigare inlägg:
